บทที่ 6 การบัญชีสำหรับธุรกิจซื้อขายสินค้า

ธุรกิจซื้อขายสินค้า

ธุรกิจซื้อขายสินค้ามีรายได้จากธุรกรรมซื้อสินค้าแล้วมาขายสินค้าให้กับลูกค้าจะอยู่ในรูปขายปลีกและขายส่ง
 

การซื้อสินค้า

ในธุรกิจของกิจการที่ขายสินค้ามีกิจกรรม 2 ด้าน คือ ด้านซื้อและด้านขาย ในธุรกิจขนาดเล็กบุคคลคนเดียวจะเป็นผู้ทำการจัดซื้อทั้งหมด แต่ถ้าเป็นกิจการขนาดใหญ่ผู้ที่มีหน้าที่ในการจัดซื้อสินค้าคือฝ่ายจัดซื้อ
 

ขั้นตอนโดยสังเขปของการจัดซื้อสินค้า มีดังนี้

1.  ผู้จัดการของฝ่ายที่ต้องการสินค้าจัดทำใบขอซื้อ ส่งไปให้ฝ่ายจัดซื้อ

2.  ฝ่ายจัดซื้อเลือกผู้ขายและจัดทำใบสั่งซื้อ ส่งไปให้ผู้ขาย

3.  เมื่อผู้ขายได้รับใบสั่งซื้อ ก็จะจัดส่งสินค้าพร้อมกับใบกำกับสินค้ามาให้แก่ผู้ซื้อ

4.  เมื่อสินค้าส่งมาถึงมือผู้ซื้อ ก็ต้องมีการตรวจสอบทั้งปริมาณ คุณภาพ และคูณลักษณะว่าถูกต้องหรือไม่ และจัดทำใบรับสินค้า เพื่อแสดงรายละเอียดของสินค้าที่รับ

ส่วนลดการค้า

ผู้ขายจะตั้งราคาสินค้าที่ขายไว้ในราคาสินค้า หรือในสมุดราคาสินค้าไว้เพียงราคาเดียว แต่เวลาขายจริงจะคิดราคาไม่เท่ากัน ส่วนที่ทำให้ราคาขายของสินค้าไม่เท่ากันของผู้ซื้อแต่ละราย คือ ส่วนลดการค้า

ส่วนลดการค้า หมายถึง จำนวนเงินหรืออัตราร้อยละที่ผู้ขายยอมลดให้ผู้ซื้อจากราคาที่ตั้งไว้

ส่วนลดการค้าเป็นรายการที่ไม่ต้องบันทึกบัญชีทั้งในสมุดบัญชีของผู้ซื้อและผู้ขาย ซึ่งผู้ซื้อจะบันทึกสินค้าที่ซื้อในราคาที่จ่ายเงินจริง

การส่งคืนสินค้า
 

สินค้าที่ส่งมาชำรุดเสียหาย ผู้ซื้อก็จะส่งสินค้าเหล่านั้นคืนไป ซึ่งในบางครั้งผู้ขายก็อาจจะส่งสินค้าใหม่มาเปลี่ยน แต่ถ้าผู้ขายไม่ส่งสินค้ามาเปลี่ยนก็จะต้องลดยอดในบัญชีกรณีซื้อขายเป็นเงินเชื่อ หรือคืนเป็นเงินสดในกรณีซื้อขายเป็นเงินสด

ส่วนการบันทึกบัญชี ผู้ซื้อจะบันทึกบัญชีก็ต่อเมื่อได้รับใบลดหนี้หรือใบหักหนี้จากผู้ขายเสียก่อน ใบลดหนี้จะเก็บไว้คู่กับในกำกับสินค้า เมื่อถึงเวลาชำระเงินจะได้นำไปหักจากยอดในใบกำกับสินค้า

แต่ในบางครั้ง การคืนสินค้าหรือขอลดหนี้นั้น ผู้ซื้ออาจจะเป็นผู้จัดทำใบลดหนี้ขึ้นมาแล้วส่งให้ผู้ขายเพื่อขอลดหนี้ แล้วทางผู้ซื้อก็บันทึกบัญชีลดหนี้เลย โดยไม่รอให้ผู้ขายส่งใบลดหนี้มาให้

การส่งคืนสินค้าจะมีผลทำให้ยอดซื้อและยอดหนี้สินของผู้ซื้อลดลง โดยบันทึกในบัญชีส่งคืนและส่วนลด หรือบัญชีสินค้าคงเหลือแล้วแต่วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแต่ละวิธี

ส่วนสดเงินสด

ปกติการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อผู้ขายก็มักจะกำหนดระยะเวลาการให้สินเชื่อ ซึ่งอาจจะเป็น 30 วัน 60 วัน หรือ 90 วัน และผู้ขายก็อาจจะกำหนดเงื่อนไขอีกว่า ถ้าลูกหนี้ชำระหนี้ภายในกำหนดที่ให้ไว้ก็จะให้ส่วนลดแก่ลูกหนี้ ส่วนลดนี้เรียกว่าส่วนลดเงินสด ลักษณะของเงื่อนไข มีดังนี้

1/10, n/30 หมายถึง กำหนดชำระเงินตามราคาที่ปรากฏในใบกำกับสินค้าภายใน 30 วันนับจากวันที่ในใบกำกับสินค้า แต่ถ้าหากผู้ซื้อชำระเงินภายใน 10 วัน ก็จะได้ส่วนลด 1%

ส่วนลดเงินสดแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ

1.  ส่วนลดรับ  เป็นจำนวนเงินที่ผู้ซื้อได้รับจากผู้ขาย กรณีที่ผู้ซื้อชำระหนี้ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในเงื่อนไขการชำระเงิน ส่วนลดรับจะเป็นรายการที่ทำให้ต้นทุนสินค้าที่ซื้อมาขายลดลง

2.  ส่วนลดจ่าย  เป็นจำนวนเงินที่ผู้ขายลดให้แก่ผู้ซื้อ กรณีที่ผู้ซื้อชำระหนี้ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในเงื่อนไขการชำระเงิน ส่วนลดจ่ายจะเป็นรายการที่ทำให้รายได้จากการขายสินค้าลดลง

ค่าขนส่ง

ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการขนถ่ายสินค้าที่ซื้อขายกัน ในกรณีซื้อขายสินค้า ผู้ซื้อและผู้ขายจะต้องตกลงกันในเงื่อนไขการซื้อขายเกี่ยวกับการส่งมอบและกรรมสิทธิ์ให้สินค้า ซึ่งในการกำหนดเงื่อนไขต่างกัน ก็จะทำให้ราคาสินค้าที่ตกลงซื้อขายกันมีราคาแตกต่างกันด้วยขึ้นอยู่กับเงื่อนไขในการส่งมอบ

เงื่อนไขในการขาย มีดังนี้

1.  FOB Shipping Point  หมายถึง กรณีที่ผู้ขายจะรับผิดชอบในการส่งสินค้าไปถึงท่าเรือของผู้ขาย และผู้ซื้อต้องรับผิดชอบค่าขนส่งสินค้าและกรรมสิทธิ์ในสินค้าตั้งแต่ท่าเรือของผู้ขายจนถึงสถานที่ที่ผู้ซื้อกำหนดให้ไปส่ง

2.  FOB Destination หมายถึง กรณีที่ผู้ขายจะรับผิดชอบค่าขนส่งและกรรมสิทธิ์ในสินค้าจะไม่โอนไปยังผู้ซื้อจนกว่าจะถึงสถานที่ที่ผู้ซื้อกำหนดให้ไปส่ง

การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับค่าขนส่ง

1.  กรณีที่ซื้อขายกันโดยเงื่อนไข FOB Shipping Point 

ผู้ซื้อจะบันทึกรายการโดย

เดบิต    ค่าขนส่งเข้า                           xxx

        เครดิต    เงินสด                                           xxx

ส่วนผู้ขายไม่ต้องบันทึกบัญชี

แต่ถ้าเป็นกรณีที่ผู้ขายจ่ายค่าขนส่งแทนผู้ซื้อไปก่อน

ผู้ซื้อจะบันทึกรายการโดย

เดบิต    ค่าขนส่งเข้า                            xxx

        เครดิต    เจ้าหนี้การค้า                                xxx

ผู้ขายจะบันทึกรายการโดย

เดบิต    ลูกหนี้การค้า                          xxx

        เครดิต    เงินสด                                         xxx

2.  กรณีที่ซื้อขายกันโดยเงื่อนไข FOB Destination

ผู้ซื้อไม่ต้องบันทึกบัญชี

ผู้ขายบันทึกบัญชีโดย

เดบิต    ค่าขนส่งออก                        xxx

        เครดิต    เงินสด                                        xxx

แต่ถ้าเป็นกรณีที่ผู้ซื้อจ่ายค่าขนส่งแทนผู้ขายไปก่อน

ผู้ซื้อจะบันทึกรายการโดย

เดบิต    เจ้าหนี้การค้า                        xxx

        เครดิต    เงินสด                                        xxx

ผู้ขายบันทึกบัญชีโดย

เดบิต    ค่าขนส่งออก                        xxx

        เครดิต    ลูกหนี้การค้า                              xxx

รายได้จากการขาย

                รายได้หลักของธุรกิจซื้อขายสินค้า คือ รายได้จากการขายสินค้า จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อผู้ขายได้ส่งมอบสินค้าให้ผู้ซื้อแล้ว โดยไม่คำนึงว่าจะได้รับเงินสดแล้วหรือไม่

การรับคืนสินค้า

 เมื่อผู้ขายส่งสินค้าไปให้ผู้ซื้อแล้วในการตรวจรับสินค้าทางผู้ซื้ออาจพบสินค้าที่ส่งไปชำรุดเสียหายอาจผิดขนาด หรือคุณภาพไม่ตรงกับที่ส่งให้ ในบางครั้งผู้ขายก็ต้องเปลี่ยนสินค้า หรืออาจจะไม่ต้องเปลี่ยนแต่ให้ส่วนลดแก่ผู้ซื้อ แต่ถ้าลูกค้าซื้อเป็นเงินสดต้องคืนเงินให้ลูกค้า

การรับคืนสินค้าจะมีผลทำให้ยอดขายและยอดลูกหนี้ลดลง การบันทึกบัญชีจะใช้ใบลดหนี้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี โดยบันทึกในบัญชี

 รับคืนและส่วนลด

                วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ

                วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือของธุรกิจซื้อขายสินค้า อาจทำได้ 2 วิธี คือ

1.   การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory Method)

2.   การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด (Periodic Inventory Method)

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง

จะบันทึกการรับจ่ายสินค้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อแสดงให้เห็นความเคลื่อนไหวของสินค้าอยู่ตลอดเวลา วิธีนี้กิจการจะได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์เพื่อใช้ในการวางแผนและควบคุมเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ เหมาะกับธุรกิจที่จำหน่ายสินค้าที่มีราคาต่อหน่วยสูง และมีปริมาณน้อย

บัญชีที่สำคัญเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่องได้แก่บัญชีสินค้าคงเหลือ และบัญชีต้นทุนสินค้าขาย

            บัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นบัญชีประเภทสินทรัพย์หมุนเวียน ตามวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง ในบัญชีสินค้าคงเหลือจะประกอบด้วย รายละเอียดดังนี้

ด้านเดบิต ประกอบด้วย

1.  รายการซื้อสินค้า

2.  รายการรับคืนสินค้าจากลูกค้า

3.  รายการค่าขนส่งเข้า

ส่วนทางด้านเครดิต ประกอบด้วย

1.  รายการต้นทุนสินค้าที่ขายไป

2.  รายการส่งคืนสินค้า

3.  รายการส่วนลดรับที่ได้รับจากผู้ขาย

บัญชีต้นทุนสินค้าขาย หรือบัญชีต้นทุนขาย เป็นบัญชีประเภทค่าใช้จ่าย ใช้สำหรับบันทึกต้นทุนสินค้าที่ขายออกไปโดยโอนต้นทุนออกจากบัญชีสินค้าคงเหลือไปเป็นค่าใช้จ่าย เพื่อไปจับคู่กับบัญชีขายตามหลักการจับคู่ราบได้กับค่าใช้จ่าย ดังนั้นทุกครั้งที่มีการขายสินค้าจะต้องบันทึกบัญชีต้นทุนสินค้าขายด้วย เช่นเดียวกันถ้ามีการรับคืนสินค้าก็ต้องมีการลดบัญชีต้นทุนสินค้าขายออก ด้านเดบิตของบัญชีต้นทุนสินค้าขายจะบันทึกต้นทุนขายที่เกิดจากรายการขายสินค้า ส่วนทางด้านเครดิตบัญชีต้นทุนสินค้าขายจะบันทึกรายการรับคืนสินค้า

ตัวอย่าง บัญชีต้นทุนสินค้าขาย มีดังนี้

กระดาษทำการสำหรับธุรกิจซื้อขายสินค้า

                แตกต่างจากที่เรียนมาแล้วเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับสินค้าเท่านั้น ในกรณีที่กิจการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง จะมีบัญชีที่เพิ่มเติม ดังนี้

1.  บัญชีสินค้าคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุง จะเป็นยอดสินค้าคงเหลือปลายงวด และจะนำไปลงในช่องงบดุลทางด้านเดบิต

2.  บัญชีขายเป็นบัญชีรายได้ แสดงในช่องงบกำไรขาดทุน ทางด้านเครดิต

3.  บัญชีรับคืนและส่วนลดเป็นบัญชีปรับมูลค่าขายให้ลดลง แสดงในช่องงบกำไรขาดทุน ทางด้านเดบิต

4.  บัญชีส่วนลดจ่ายเป็นบัญชีปรับมูลค่าขาย แสดงในช่องงบกำไรขาดทุนทางด้านเดบิต

5.  บัญชีต้นทุนสินค้าขายเป็นบัญชีค่าใช้จ่าย แสดงในช่องงบกำไรขาดทุน ทางด้านเดบิต