บทที่ 3 ขั้นตอนการบันทึกบัญชีและการวิเคราะห์รายการค้า

ผลกระทบของรายการค้าที่มีต่อสมการบัญชีและฐานะการเงิน

สมการบัญชี                           สินทรัพย์              =               หนี้สิน      +   ส่วนของเจ้าของ

กระดาษวิเคราะห์รายการ

กระดาษวิเคราะห์รายการเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่ามีผลกระทบต่อสมการบัญชีลักษณะของกระดาษวิเคราะห์รายการจะมีหัวกระดาษแสดงชื่อกิจการชื่อกระดาษวิเคราะห์รายการ และวันเดือนปีที่จัดทำ ในตัวกระดาษจะแบ่งเป็น 2 ด้าน ตามสมการบัญชี คือ ด้านสินทรัพย์ กับด้านหนี้สินและส่วนของเจ้าของ และแบ่งเป็นช่องตามจำนวนชื่อบัญชีดังนี้

             สินทรัพย์     =     หนี้สิน     +     ส่วนของเจ้าของ     +     รายได้     -     ค่าใช้จ่าย

         

     -    รายการประเภทสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายมียอดคงเหลือปกติทางด้านเดบิต ดังนั้น ถ้าเดบิตบัญชีทั้งสองประเภท หมายถึง บวกหรือเพิ่ม แต่ถ้าเครดิต หมายถึง หักหรือลด

                -    รายการประเภทหนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้มียอดคงเหลือปกติด้านเครดิต ดังนั้น ถ้าเดบิตบัญชีทั้ง 3 ประเภท หมายถึง หักหรือลด แต่ถ้าเครดิต หมายถึง บวกหรือเพิ่ม

                  

ตารางที่ 2.1  สรุปหลักของเดบิต และเครดิต

ประเภทบัญชี	เพิ่มขึ้น	ลดลง	ยอดคงเหลือปกติ
สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย	เดบิต เครดิต เครดิต เครดิต เดบิต	เครดิต เดบิต เดบิต เดบิต เครดิต	เดบิต เครดิต เครดิต เครดิต เดบิต

  

หลักการบัญชีคู่ (Double – Entry Concept)

หมายถึง หลักการบันทึกผลกระทบของรายการค้าหนึ่งๆ ที่มีต่อสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ และเป็นการบันทึกรายการเดบิตและเครดิตนั้นต้องให้จำนวนเงินที่บันทึกในบัญชีทั้ง 2 ด้านเท่ากันเสมอซึ่งเรียกว่าระบบบัญชีคู่ ซึ่งตามระบบบัญชีคู่นั้นไม่จำเป็นที่จำนวนรายการทั้ง 2 ด้านต้องเท่ากันเพียงแต่ยอดรวมของจำนวนเงินทั้งด้านเดบิตและเครดิตต้องเท่ากันเท่านั้น

ขั้นตอนการบันทึกบัญชีและการวิเคราะห์รายการค้า

1.  การบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายการขั้นต้น เรียกว่า สมุดรายวัน (Journal) โดยเรียงลำดับตามวันที่ที่เกิดรายการค้า ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

1.1  สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน รวมทั้งการปรับปรุงรายการ การเปิดบัญชี การปิดบัญชี การกลับรายการ ลักษณะของสมุดรายวันทั่วไป มีดังนี้

1.2  สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกแต่ละรายการค้าโดยเฉพาะตามประเภทที่ระบุไว้ โดยบันทึกรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ไว้ด้วยกัน หากมีรายการค้าเกิดขึ้นที่ไม่ใช่ประเภทเดียวกับที่จะสามารถบันทึกไว้ในสมุดรายวันเฉพาะแต่ละเล่มได้ก็จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันเฉพาะได้แก่

  

-          สมุดรายวันรับเงิน

-          สมุดรายวันจ่ายเงิน

-          สมุดรายวันซื้อ

-          สมุดรายวันขาย

การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

ช่องที่ 1                             ช่อง วัน เดือน ปี ใช้สำหรับบันทึก วัน เดือน ปี ที่เกิดรายการนั้นๆ

ช่องที่ 2                             ช่องรายการ ใช้สำหรับบันทึกบัญชี และอธิบายรายการค้าที่เกิดขึ้น

ช่องที่ 3                             ช่องอ้างอิง ใช้สำหรับบันทึกเลขที่บัญชี หรือหน้าบัญชีที่ผ่านบัญชี

ช่องที่ 4 และช่องที่ 5           ช่องเดบิต และช่องเครดิต ใช้สำหรับบันทึกจำนวนเงินด้านเดบิต หรือเครดิต

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger)

เป็นบัญชีที่ใช้ในการบันทึกรายการค้าที่เหมือนกันมาบันทึกไว้ด้วยกัน เพื่อจะรวมยอดคงเหลือของรายการนั้นๆ ในงวดเวลาใดเวลาหนึ่งที่จัดทำงบการเงิน ซึ่งทำต่อจากสมุดรายวันเพื่อใช้ในการผ่านบัญชีมาจากสมุดรายวันทั่วไป

                บัญชีแยกประเภทมีหลายรูปแบบคือ

1.  บัญชีแยกประเภทรูปตัวที

2.  บัญชีแยกประเภทชนิดแบ่งเป็น 3 ช่อง

3.  บัญชีแยกประเภทชนิดแบ่งเป็น 4 ช่อง

ตัวอย่างตารางบัญชีแยกประเภทรูปตัวที

ชื่อบัญชี            แสดงชื่อรายการค้าที่นำมาบันทึกบัญชีที่ต้องการจะรวมยอดคงเหลือ

เลขที่บัญชี         แสดงเลขที่บัญชีที่ได้กำหนดไว้จากชื่อบัญชี

เดบิต                เป็นรายการทางด้านซ้ายมือของบัญชีแยกประเภท

เครดิต               เป็นรายการทางด้านขวามือของบัญชีแยกประเภท

วัน เดือน ปี        แสดงวันที่ที่เกิดรายการที่ผ่านบัญชีมา

รายการ              แสดงชื่อบัญชีที่บันทึกตรงกันข้ามกันไว้

อ้างอิง               แสดงเลขที่หน้าของสมุดรายวันทั่วไปที่รายการค้าที่นำมาผ่านในบัญชีแยกประเภทได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป

จำนวนเงิน         แสดงจำนวนของรายการค้าแต่ละรายการที่ผ่านมาจากสมุดรายวันทั่วไป

ผังบัญชี (Chart of Account)

 เป็นชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีที่กิจการกำหนดขึ้นก่อนจะทำการวิเคราะห์รายการค้า สำหรับเลขที่บัญชีมีไว้เพื่อใช้ในการอ้างอิงเวลาผ่านบัญชีไปสมุดบัญชีแยกประเภท และเพื่อความสะดวกในการบันทึกข้อมูลและการอ้างอิงรวมทั้งในการสรุปจำนวนเงินของแต่ละรายการ เลขที่บัญชีอาจจะมีตัวเลขหลายๆ หลัก ขึ้นอยู่กับความใหญ่เล็กของกิจการ เช่น ถ้ากิจการมีเลขที่บัญชี 3 หลัก หลักที่ 1 หมายถึงประเภทบัญชี หลักที่ 2 หมายถึงหมวดหมู่บัญชี และหลักที่ 3 หมายถึงจำนวนบัญชี เป็นต้น ตัวอย่างเช่น

หลักที่ 1     ประเภทบัญชี มีดังนี้

                    สินทรัพย์                                     แทนตัวเลข                       1

                    หนี้สิน                                         แทนตัวเลข                       2

                    ทุน                                              แทนตัวเลข                       3

                    รายได้                                         แทนตัวเลข                       4

                    ค่าใช้จ่าย                                    แทนตัวเลข                       5

หลักที่ 2     หมวดหมู่บัญชีมีดังนี้

                    สินทรัพย์หมุนเวียน                    แทนตัวเลข                       1                  เช่น            11

                    เงินลงทุนระยะยาว                     แทนตัวเลข                       2                  เช่น            12

                    หนี้สินระยะยาว                           แทนตัวเลข                       2                  เช่น            22

หลักที่ 3     จำนวนบัญชี กำหนดเรียงลำดับตาม ประเภทบัญชีและหมวดหมู่บัญชี เช่น

                    บัญชีเงินสด                                  เลขที่                                  111

                    บัญชีลูกหนี้การค้า                         เลขที่                                  112

                    บัญชีทุน                                        เลขที่                                  311

ในการกำหนดเลขที่บัญชี โดยปกติ จะใช้เลขที่บัญชีเป็นตัวเลข โดย

บัญชีประเภทสินทรัพย์ จะขึ้นต้นด้วยเลข 1 เช่น

                    บัญชีเงินสด                                  111

                    บัญชีลูกหนี้การค้า                         112

บัญชีประเภทหนี้สิน จะขึ้นต้นด้วยเลข 2 เช่น

                    บัญชีเจ้าหนี้การค้า                              211

                    บัญชีเจ้าหนี้เงินกู้                                 221

บัญชีประเภททุน จะขึ้นต้นด้วยเลข 3 เช่น

                    บัญชีทุน                                       311

                    บัญชีเงินถอน                               312

บัญชีประเภทรายได้ จะขึ้นต้นด้วยเลข 4 เช่น

                    บัญชีรายได้ค่าบริการ                   411

                    บัญชีรายได้ดอกเบี้ย                     412

บัญชีประเภทค่าใช้จ่าย จะขึ้นต้นด้วยเลข 5 เช่น

                    บัญชีเงินถอน                                 512

                    บัญชีค่าโทรศัพท์                           513

วิธีการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

                    มีขั้นตอนดังนี้

ทางด้านเดบิต หรือเครดิต มากกว่า 1 บัญชี

                                                                                                                   

การผ่านบัญชีจากสมุดรายวันไปสมุดบัญชีแยกประเภท

                หมายถึง การนำรายการบัญชีที่ได้บันทึกไว้แล้วในสมุดรายวันทั่วไปด้านเดบิต และเครดิตไปบันทึกในสมุดบัญชีแยกประเภท มีขั้นตอนดังนี้

1.  เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทนั้นเพื่อให้ทราบว่าบัญชีนั้นคือบัญชีอะไร เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้การค้า บัญชีทุน-  นายพิทักษ์ เป็นต้น

2.  เขียนเลขที่บัญชีของบัญชีนั้นๆ บนด้านขวามือของบัญชีแยกประเภท เช่น บัญชีเงินสด เลขที่ 111

3.  บันทึก วัน เดือน ปี ที่ผ่านรายการนั้นจากสมุดรายวันลงในบัญชีแยกประเภท

4.  บันทึกตัวเลขจำนวนเงินทางด้านเดบิต ไปยังด้านซ้ายของบัญชีแยกประเภทที่เดบิต

5.  บันทึกตัวเลขจำนวนเงินทางด้านเครดิตไปยังด้านขวาของบัญชีแยกประเภทที่เครดิต

6.  เขียนอธิบายรายการด้วยชื่อบัญชีที่ตรงข้ามกับบัญชีที่เกี่ยวข้องในช่องรายการในช่องรายการในกรณีที่มีรายการร่วม ซึ่งมีบัญชีตรงข้ามหลายบัญชีให้เขียนในช่องรายการด้วยคำว่า “บัญชีต่างๆ”

7.  เขียนเลขที่บัญชีแยกประเภทในช่องอ้างอิงในสมุดรายวันทั่วไป

8.  เขียนเลขที่หน้าบัญชีในสมุดราวันทั่วไป ในช่องอ้างอิงของบัญชีแยกประเภท เช่น รว.1 คือ สมุดรายวันทั่วไป หน้า 1

  

การคำนวณหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภท

การคำนวณหายอดคงเหลือ หมายถึง การคำนวณหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเพื่อนำยอดที่ได้ไปจัดทำงบทดลอง

การคำนวณหายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภท มีขั้นตอนดังนี้

1.  ให้รวมจำนวนเงินทางด้านเดบิต และเขียนจำนวนเงินที่รวมได้ด้วยดินสอไว้ใต้รายการสุดท้าย ในช่องจำนวนเงินด้านเดบิต

2.   ให้รวมจำนวนเงินทางด้านเครดิต และเขียนจำนวนเงินที่รวมได้ด้วยดินสอไว้ใต้รายการสุดท้าย ในช่องจำนวนเงินด้านเครดิต

3.   ถ้าบัญชีใดมีจำนวนเดียวก็ไม่ต้องรวมยอด

4.   ให้คำนวณหาผลต่างระหว่างยอดรวมด้านเดบิต และด้านเครดิต ถ้ายอดรวมทางด้านเดบิตสูงกว่าเครดิต เรียกว่ายอดคงเหลือด้านเดบิต ให้ใส่ยอดคงเหลือไว้ในช่องรายการหน้าจำนวนเงินรวมทางด้านเดบิต และเช่นเดียวกันในกรณีที่ยอดรวมทางด้านเครดิตสูงกว่าเดบิตเรียกว่ายอดคงเหลือทางด้านเครดิต ก็ให้ใส่ยอดคงเหลือไว้ในช่องรายการหน้าจำนวนเงินรวมทางด้านเครดิต

งบทดลอง

เป็นงบที่จัดทำขึ้นเพื่อพิสูจน์ความถูกต้องเบื้องต้นของการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

ขั้นตอนต่างๆ ในการจัดทำงบทดลอง มีดังนี้

1.  เขียนส่วนหัวงบทดลอง ซึ่งประกอบด้วย ชื่อกิจการ  ชื่องบทดลอง และ วัน เดือน ปี ที่จัดทำ

2.  ตัวงบทดลองมี 3 ช่อง คือ ชื่อบัญชี จำนวนเงินด้านเดบิต และจำนวนเงินด้านเครดิต

3.  นำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทมาใส่ในงบทดลอง โดยบัญชีใดมียอดคงเหลือด้านเดบิตใส่ในช่องเดบิต และบัญชีใดมียอดคงเหลือด้านเครดิตใส่ในช่องเครดิต บัญชีใดไม่มียอดคงเหลือไม่ต้องนำมาลงในงบทดลอง

4.  เรียงตามลำดับประเภทของบัญชี เริ่มจากสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย

5.  รวมยอดทางด้านเดบิต และด้านเครดิต ทั้งสองด้านต้องเท่ากัน

ขั้นตอนการบันทึกบัญชีและการวิเคราะห์รายการค้า

1.   การบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายการขั้นต้น เรียกว่า สมุดรายวัน (Journal) โดยเรียงลำดับตามวันที่ที่เกิดรายการค้า ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ

1.1  สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่บันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน รวมทั้งการปรับปรุงรายการ การเปิดบัญชี การปิดบัญชี การกลับรายการ ลักษณะของสมุดรายวันทั่วไป

 1.2   สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal) เป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้นที่ใช้บันทึกแต่ละรายการค้าโดยเฉพาะตามประเภทที่ระบุไว้ โดยบันทึกรายการที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ไว้ด้วยกัน หากมีรายการค้าเกิดขึ้นที่ไม่ใช่ประเภทเดียวกับที่จะสามารถบันทึกไว้ในสมุดรายวันเฉพาะแต่ละเล่มได้ก็จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันเฉพาะได้แก่

-          สมุดรายวันรับเงิน

-          สมุดรายวันจ่ายเงิน

-          สมุดรายวันซื้อ

-          สมุดรายวันขาย