บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบัญชี

ความหมายของการบัญชี

              

การบัญชี เป็นศิลปะของการรวบรวม บันทึก จำแนก และทำสรุปข้อมูลอันเกี่ยวกับเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจในรูปตัวเงิน ผลงานขั้นสุดท้ายของการบัญชีคือ การให้ข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่าย และผู้ที่สนใจในแต่ละกิจกรรม

จากคำจำกัดความของคำว่า “การบัญชี” สามารถอธิบายความหมายได้ดังนี้

1.  ขั้นตอนของการเลือกและการเก็บรวบรวม คือการพิจารณาว่ารายการที่เกิดขึ้นเป็นรายการค้าหรือไม่ (เป็นเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจที่กิจการต้องนำมาบันทึกหรือไม่) ต้องเก็บรวบรวมเอกสารหลักฐานเพื่อไว้ใช้ในการบันทึกบัญชี

2.  การจดบันทึกและการวัดมูลค่า เป็นการนำข้อมูลเอกสารจากขั้นตอนแรกมาบันทึกรายการทางบัญชีหรือรายการค้าและเหตุการณ์ ซึ่งจะต้องเป็นรายการหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นแล้วมาบันทึกลงในสมุดบัญชี เรียกว่า “สมุดรายวัน” (Journal) การบันทึกจะมีการวัดมูลค่าเข้ามาเกี่ยวข้อง การวัดมูลค่า หมายถึง การแสดงมูลค่าของรายการนั้นๆ จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าเป็นรายการประเภทไหน เช่น วัดด้วยราคาทุน (ราคา ณ วันที่ได้มา) หรือวัดด้วยราคายุติธรรม (ราคาที่ผู้ซื้อและผู้ขายมีความเต็มใจในการซื้อขายกัน ไม่มีใครมีอำนาจเหนือใคร)

3.  การใช้หน่วยเงินตรา การบันทึกรายการทางบัญชีต้องใช้หน่วยเงินตรา เช่น บาท ดอลลาร์ เป็นต้น และถือว่าจำนวนที่บันทึกลงไปแต่ละหน่วยจะมีค่าคงที่ แม้ค่าของเงินจะเปลี่ยนแปลง

4.   การจัดหมวดหมู่ เพื่อหายอดคงเหลือของทุกรายการโดยการแยกประเภทบัญชีเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย ในการจัดหมวดหมู่จะใช้สมุดบัญชีที่เรียกว่า “สมุดแยกประเภท” (Ledger)

5.  การสรุปผลและการรายงานข้อมูลทางการเงิน เมื่อมีการบันทึกบัญชีไประยะหนึ่ง จะต้องนำรายการที่จัดหมวดหมู่มาสรุปผลดำเนินการและฐานะของกิจการโดยจัดทำ “งบการเงิน” (Financial Statement) ซึ่งประกอบด้วย 5 ส่วนคือ

1)      งบกำไรขาดทุน

2)      งบดุล

3)      งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้น

4)      งบกระแสเงินสด

5)      นโยบายบัญชี และหมายเหตุประกอบงบการเงิน นโยบายบัญชี เป็นหลักการทางบัญชีที่กิจการใช้ในการจัดทำ และนำเสนองบการเงิน สำหรับหมายเหตุประกอบงบการเงินเป็นการนำเสนอข้อมูลต่างๆ ที่สำคัญทำให้ผู้ใช้งบการเงินได้ทราบหลักปฏิบัติทางบัญชีที่กิจการเลือกใช้ในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน

การบัญชีและการทำบัญชี

งานของการทำบัญชี เป็นเรื่องของการบันทึกรายการค้าหรือข้อมูลทางบัญชีที่เกิดขึ้นในสมุดบัญชีจนกระทั่งจัดทำงบการเงิน ผู้ที่มีหน้าที่ในการบันทึกบัญชีเรียกว่า “ผู้ทำบัญชี” (Bookkeeper) ส่วนการบัญชีเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบระบบการบันทึกบัญชี การจัดทำรายงานการเงินและแปลความหมายของรายงานการเงิน นักบัญชี (Accountant) มีหน้าที่จัดวางระบบบัญชีของกิจการ ควบคุมและตรวจตรางานของผู้ทำบัญชี ดังนั้นนักบัญชีต้องเป็นผู้มีความรู้และประสบการณ์มากว่าผู้ทำบัญชี

ประโยชน์ของข้อมูลทางการบัญชี

1.ทราบถึงความก้าวหน้าของกิจการ และประสบการณ์ในการดำเนินงานของผู้บริหาร

2.ทราบถึงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการ

3.ให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ใช้ข้อมูลเพื่อประกอบการวางแผนการควบคุม และตัดสินใจ

4.ให้ฝ่ายบริหารทราบถึงข้อบกพร่องในการดำเนินงานที่ผ่านมา เพื่อที่จะเป็นแนวทางในการปรับปรุงการดำเนินงานในอนาคต

ผู้ใช้ข้อมูลทางบัญชี

Ø  ผู้ถือหุ้น (Stockholder) เป็นผู้นำเงินมาลงทุนในกิจการ (ในรูปเงินสดหรือสิ่งของก็ได้) ดังนั้นผู้ถือหุ้นก็ต้องการทราบผลการดำเนินงานว่ามีกำไรหรือขาดทุน มีการจ่ายเงินปันผลมากน้อยเพียงใด

Ø  เจ้าหนี้ (Creditor) เป็นผู้ที่ให้กิจการกู้เงิน หรืออาจให้เครดิตแก่กิจการในการชำระเงินสด ผู้เป็นเจ้าหนี้ต้องการทราบความสามารถในการชำระหนี้ของกิจการ

Ø  ผู้บริหาร (Management Team) เป็นผู้ที่ได้รับผลตอบแทน ดังนั้นผู้บริหารต้องสนใจในผลประกอบการของกิจการรวมทั้งฐานะของกิจการ หากกิจการมีผลประกอบการที่ดี ฐานะการเงินที่มั่นคง ผู้บริหารก็จะได้รับผลตอบแทนจากกิจการที่ดี

Ø  คู่แข่งขัน (Competitor) ต้องการทราบเพื่อที่จะได้วางแผนกำหนดนโยบายของกิจการตัวเองเพื่อที่จะได้แข่งขันและอยู่รอดได้ในธุรกิจ

Ø  พนักงาน (Employee) เพื่อคาดการณ์การได้รับผลตอบแทนในรูปของเงินเดือน โบนัส รวมทั้งจะได้พิจารณาถึงความมั่นคงของตัวเองในการทำงานที่กิจการ

Ø  ลูกค้า (Customer) หากลูกค้าต้องการที่จะสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากกิจการก็ต้องพิจารณาถึงความมั่นคงของกิจการเพื่อพิจารณาว่าเมื่อสั่งสินค้าแล้วจะได้รับการจัดส่งตรงตามเวลาหรือไม่

จากผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชี จะเห็นได้ว่าสามารถจำแนกประเภทของผู้ใช้งบการเงินได้เป็น 2 ประเภท คือ ผู้ใช้งบการเงินภายในกิจการ และผู้ใช้งบการเงินภายนอกกิจการ จากหลักการนี้สามารถแบ่งประเภทของการบัญชีได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ การบัญชีการเงิน และการบัญชีบริหาร หรือการบัญชีเพื่อการจัดการ

การบัญชีการเงิน (Financial Accounting) หมายถึง การจัดทำบัญชีและการรายงานทางการเงินของกิจการที่จัดทำภายใต้กฎเกณฑ์หลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปหรือมาตรฐานบัญชี ให้แก่ผู้ใช้งบการเงินภายนอกกิจการ เพื่อใช้ประกอบการวางแผน ควบคุม และตัดสินใจในการดำเนินการต่างๆ

การบัญชีบริหาร (Managerial Accounting) หมายถึง การจัดทำบัญชี และรายงานทางการเงินของส่วนงานต่างๆ ในองค์กรให้แก่ฝ่ายบริหารของกิจการเพื่อใช้ในการวางแผน ควบคุม และตัดสินใจ การจัดทำข้อมูลทางบัญชีจะทำตามความเหมาะสม และตามความต้องการของฝ่ายบริหาร

ประเภทของธุรกิจ

               

การดำเนินงานของธุรกิจในปัจจุบันไม่ว่าจะจัดตั้งในรูปแบบใด เราสามารถแบ่งประเภทของธุรกิจเป็น 3 ประเภท คือ

1.ธุรกิจพาณิชยกรรม หรือธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป เป็นธุรกิจที่กิจการซื้อสินค้าสำเร็จรูปมาแล้วก็ขายออกไปเลย รายได้หลักของธุรกิจคือรายได้จากการขาย การจัดทำรายงานทางการเงินไม่ซับซ้อน เนื่องจากไม่มีต้นทุนเกี่ยวกับการผลิต มีเพียงต้นทุนจากการซื้อเท่านั้น

2.ธุรกิจอุตสาหกรรม หรือธุรกิจประเภทผลิต เป็นธุรกิจที่กิจการซื้อวัตถุดิบ แล้วนำเข้าสู่กระบวนการผลิต โดยใส่แรงงานและค่าใช้การผลิต ผลที่ออกมาคือสินค้าสำเร็จรูป รายได้หลักของธุรกิจคือรายได้จากการขาย การจัดทำรายงานทางการเงินมีความยุ่งยาก เนื่องจากการคำนวณต้นทุนการผลิตค่อนข้างซับซ้อน

3.ธุรกิจบริการ เป็นธุรกิจที่กิจการให้บริการในรูปของแรงงาน  รายได้จะมาจากรายได้ค่าบริการที่คิดจากลูกค้า ซึ่งอาจอยู่ในลักษณะรายได้ค่าธรรมเนียม รายได้ค่านายหน้า รายได้ค่าบริการ และรายได้ค่าเช่า เป็นต้น สำหรับต้นทุนส่วนใหญ่อยู่ในรูปของแรงงาน

รูปแบบของธุรกิจ

1.  กิจการเจ้าของคนเดียว บุคคลคนเดียวเป็นเจ้าของ และบุคคลเพียงคนเดียวนี้จะเป็นผู้นำเงินสด หรือสิ่งของอื่นๆ มาลงทุน ส่วนใหญ่เจ้าของมักจะดำเนินการเอง รับผิดชอบหนี้สินอย่างไม่จำกัดจำนวน การตัดสินใจเป็นของเจ้าของเยงคนเดียว ข้อเสียคือ เจ้าของจะต้องรับผิดชอบในหนี้สินอย่างไม่จำกัดจำนวน การระดมทุนไม่สามารถระดมทุนจากผู้ถือหุ้นได้ ต้องมาจากแหล่งของเจ้าของหรือแหล่งเงินกู้ และถ้าเจ้าของเสียชีวิตกิจการก็จะสิ้นสุดไปพร้อมอายุของเจ้าของคนเดียว

2.  ห้างหุ้นส่วน การดำเนินงานมีบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป โดยตกลงเข้าหุ้นกัน เพื่อกระทำการร่วมกัน สัดส่วนการลงทุนไม่จำเป็นต้องเท่ากันขึ้นอยู่กับการตกลง การบริหารจะร่วมกันบริหารก็ได้ แบ่งห้างหุ้นส่วนออกเป็น 2 ประเภทคือ

2.1 ห้างหุ้นส่วนสามัญ ผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคนต้องรับผิดชอบในหนี้สินอย่างไม่จำกัดจำนวน  จะจดทะเบียนหรือไม่จดทะเบียนก็ได้ ห้างหุ้นส่วนสามัญแยกย่อยได้อีก 2 ประเภทคือ

        2.1.1 ห้างหุ้นส่วนสามัญไม่จดทะเบียน จะมีสภาพเป็นบุคคลธรรมดา ดังนั้นการเสียภาษีก็เปรียบเป็นบุคคลธรรมดา ผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคนสามารถมาบริหารจัดการห้างหุ้นส่วนได้หากไม่มีการตกลงกันไว้

        2.1.2   ห้างหุ้นส่วนสามัญจดทะเบียน จะจดทะเบียนกับพนักงานนายทะเบียนหุ้นส่วนบริษัท/กระทรวงพาณิชย์ ดังนั้นหุ้นส่วนสามัญจดทะเบียน มีฐานะเป็นนิติบุคคลแยกต่างหากจากผู้เป็นหุ้นส่วน ในการจดทะเบียนต้องระบุชื่อผู้เป็นหุ้นส่วนผู้จัดการด้วย โดยหุ้นส่วนผู้จัดการจะเป็นผู้มีสิทธิ์ในการบริหารจัดการการดำเนินงานของห้างหุ้นส่วน

2.2      ห้างหุ้นส่วนจำกัด เป็นห้างหุ้นส่วนที่มีผู้เป็นหุ้นส่วน 2 ประเภทคือ ผู้เป็นหุ้นส่วนประเภทจำกัดความรับผิดชอบ และผู้เป็นหุ้นส่วนประเภทไม่จำกัดความรับผิดชอบ

-  ประเภทจำกัดความรับผิด ต้องรับผิดชอบในหนี้สินไม่เกินจำนวนที่ลงทุนในห้างหุ้นส่วน

-  ประเภทไม่จำกัดความรับผิด ต้องรับผิดชอบในหนี้สินทั้งหมดโดยไม่จำกัดจำนวน

ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ กำหนดไว้ว่า ต้องมีหุ้นส่วนประเภทไม่จำกัดความรับผิดชอบอย่างน้อย 1 คน และห้างหุ้นส่วนจำกัดนี้ต้องจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล

รูปแบบการบริหารจัดการจะดีกว่าแบบเจ้าของคนเดียว คือผู้เป็นหุ้นส่วนร่วมกันระดมความคิดและแหล่งเงินทุน แต่มีข้อจำกัดด้านการบริหารในเรื่องของกฎหมาย โดยต้องมีผู้สอบบัญชีภาษีอากรเข้ามาเป็นผู้ตรวจสอบ

3.  บริษัทจำกัด เป็นกลุ่มบุคคลตั้งแต่ 7 คนขึ้นไปร่วมกันลงทุน ในรูปของนิติบุคคล โดยจดทะเบียนบริษัทแยกต่างหากออกจากเจ้าของ แบ่งทุนออกเป็นมูลค่าหุ้นๆ ละเท่ากัน ผู้ลงทุนจะซื้อหุ้น จะเรียกว่า “ผู้ถือหุ้น” (Shareholders) ผู้ถือหุ้นจะรับผิดชอบในหนี้สินไม่เกินกว่าจำนวนเงินที่ยังส่งให้บริษัทไม่ครบมูลค่าของหุ้นที่ถืออยู่ ผู้ถือหุ้นถือว่าเป็นเจ้าของกิจการร่วมกัน มีสิทธิออกเสียงตามจำนวนหุ้นที่ถืออยู่ จะได้รับส่วนแบ่งในรูปเงินปันผล การจดทะเบียนหุ้นจะเรียกว่า “หุ้นสามัญ”

                การจัดตั้งบริษัทจำกัด จำแนกได้ 2 ประเภท

1)      บริษัทเอกชนจำกัด จะแบ่งทุนเป็นหุ้น แต่ละหุ้นมีมูลค่าเท่าๆ กัน จะมีผู้ถือหุ้นไม่ถึง 100 คน

2)  บริษัทมหาชนจำกัด ต้องจัดตั้งโดยกลุ่มบุคคลอย่างน้อย 15 คน และต้องมีผู้ถือหุ้นเกินกว่า 100 คน หุ้นของบริษัทมหาชนจำกัด มี 2 ประเภท คือหุ้นสามัญ และหุ้นบุริมสิทธิ์

                       

หุ้นสามัญ และหุ้นบุริมสิทธิ์ มีความเหมือนกันคือ ผู้ถือหุ้นทั้งสองเป็นเจ้าของกิจการ  แตกต่างกันที่ว่าผู้ถือหุ้นสามัญมีสิทธิ์ในการออกเสียงในที่ประชุมผู้ถือหุ้น แต่ผู้ถือหุ้นบุริมสิทธิ์ไม่มีสิทธิ์ออกเสียงในที่ประชุม ผู้ถือหุ้นทั้งสองจะได้รับส่วนแบ่งผลการดำเนินงานในรูปเงินปันผล แต่ผู้ถือหุ้นบุริมสิทธิ์จะได้รับเงินปันผลก่อนผู้ถือหุ้นสามัญ และหากมีการเลิกกิจการผู้ถือหุ้นบุริมสิทธิ์จะได้รับการคืนเงินก่อน แต่เงินปันผลของผู้ถือหุ้นบุริมสิทธิ์จะมีการกำหนดอัตราไว้ล่วงหน้า

แม่บทการบัญชี

               

แม่บทการบัญชี กำหนดขึ้นเพื่อวางแนวคิดพื้นฐานในการจัดทำ และนำเสนองบการเงินแก่ผู้ใช้งบการเงินที่เป็นบุคคลภายนอก แนวความคิดและหลักการบัญชีต่างๆ ที่ปรากฏอยู่ในแม่บทการบัญชีมีดังนี้

1. ข้อสมมติ

1.1  เกณฑ์คงค้าง ภายใต้เกณฑ์คงค้าง รายการและเหตุการณ์ทางบัญชีจะรับรู้เมื่อเกิดขึ้น มิใช่เมื่อมีการรับหรือจ่ายเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสด

1.2  การดำเนินงานต่อเนื่อง กิจการที่ตั้งขึ้นมาจะดำเนินการต่อเนื่องกันยาวนาน พอที่จะบรรลุเป้าหมายและข้อผูกพันที่ทำไว้จนสำเร็จ หากกิจการมีความจำเป็นต้องเลิกกิจการ งบการเงินต้องัดทำขึ้นโดยใช้เกณฑ์อื่นและต้องเปิดเผยหลักเกณฑ์ที่ใช้ในงบการเงินด้วย เช่นการบันทึกค่าเสื่อราคา

2. ลักษณะเชิงคุณภาพของงบการเงิน

2.1  ความเข้าใจได้ งบการเงินต้องสามารถเข้าใจได้ในทันทีที่ผู้ใช้งบการเงินใช้ข้อมูลดังกล่าว

2.2  ความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ของผู้ให้ข้อมูลขึ้นอยู่กับลักษณะและความมีนัยสำคัญของข้อมูลดังต่อไปนี้

-       เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจในเชิงเศรษฐกิจก็ต่อเมื่อข้อมูลนั้นช่วยให้ผู้ใช้งบการเงินสามารถประเมินเหตุการณ์ในอดีต ปัจจุบันและอนาคต

-        บทบาทของข้อมูลที่ช่วยในการคาดคะเนและยืนยันความถูกต้องของการคาดคะเนที่ผ่านมามีความสัมพันธ์กัน

-       ข้อมูลเกี่ยวกับฐานะการเงินและผลการดำเนินงานในอดีตของกิจการมักถือเป็นเกณฑ์ในการคาดคะเนฐานะการเงินและผลการดำเนินงานในอนาคต รวมทั้งเรื่องอื่นๆ ที่ผู้ใช้งบการเงินสนใจ

2.3  ความเชื่อถือได้ เป็นการอธิบายว่าข้อมูลในงบการเงินจะมีประโยชน์ต่อผู้ใช้งบการเงินในการนำมาใช้เพื่อการตัดสินใจในเชิงเศรษฐกิจนั้น ข้อมูลต้องเชื่อถือได้ไม่มีความผิดพลาด รวมทั้งไม่มีการนำเสนออย่างลำเอียงไม่ตรงกับความเป็นจริง ซึ่งมี 5 คุณลักษณะคือ

2.3.1     การเป็นตัวแทนอันเที่ยงธรรม

2.3.2     เนื้อหาสำคัญกว่ารูปแบบ

2.3.3     ความเป็นกลาง

2.3.4     ความระมัดระวัง

2.3.5     ความครบถ้วน

2.4  การเปรียบเทียบกันได้ ผู้ใช้งบการเงินต้องสามารถนำข้อมูลในงบการเงินมาเปรียบเทียบกับงบการเงินในรอบระยะเวลาต่างกันของกิจการเดียวกันได้

บทที่ 2 รายงานทางการเงิน

รายการทางบัญชี

1.  สินทรัพย์ (Assets) หมายถึง ทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของกิจการ เป็นผลของเหตุการณ์ในอดีต ซึ่งคาดว่าจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต  ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ

1.1  สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) หมายถึงสินทรัพย์ที่กิจการมีไว้ในการหมุนเวียนของเงินทุนปกติ สินทรัพย์จะจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนเมื่อ

-          สินทรัพย์นั้นเป็นเงินสดซึ่งไม่มีข้อจำกัดในการใช้

-          กิจการมีวัตถุประสงค์หลักที่จะถือสินทรัพย์ไว้เพื่อการค้า หรือถือไว้ในระยะสั้น

-          กิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์จากสินทรัพย์นั้น

ตัวอย่างรายการของสินทรัพย์หมุนเวียน ได้แก่ เงินสด, เงินลงทุนระยะสั้น (เช่น หุ้นสามัญ, หุ้นบุริมสิทธิ),  ลูกหนี้การค้า,  สินค้าคงเหลือ, ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า,  ตั๋วเงินรับ

1.2  สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (Non – Current Assets) เป็นทรัพยากรที่กิจการมีไว้ในครอบครองที่มีอายุให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจนานกว่า 1 รอบระยะเวลาการดำเนินงาน โดยแบ่งเป็นประเภทได้ คือ

·       สินทรัพย์ที่มีตัวตน (Tangible Assets)

·       สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน (Intangible Assets)

ตัวอย่างรายการของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ได้แก่ เงินลงทุนระยะยาว, ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์,  สินทรัพย์ไม่มีตัวตน

2.  หนี้สิน (Liability) หมายถึง เป็นภาระผูกพันในปัจจุบันของกิจการโดยจะเป็นผลของเหตุการณ์ในอดีต  ซึ่งจะทำให้กิจการเสียทรัพย์ในอนาคต โดยการจ่ายคืนภาระผูกพันนั้น รายการหนี้สินต้องมีลักษณะดังนี้

-          เป็นภาระผูกพันในปัจจุบัน

-          เป็นผลของเหตุการณ์ในอดีต

-          คาดว่าจะสูญเสียทรัพยากรที่มีประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต

หนี้สินสามารถจำแนกได้เป็น 2 ประเภทคือ

2.1  หนี้สินหมุนเวียน  (Current Liability) หมายถึงหนี้สินที่จะถึงกำหนดชำระภายใน 12 เดือนนับจากวันที่ในงบดุล นอกจากนี้ยังรวมถึงหนี้สินระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายในหนึ่งปี

ตัวอย่างของรายการที่จัดเป็นหนี้สินหมุนเวียน ได้แก่ เงินกู้ยืมจากธนาคารและเงินกู้ยืมอื่น, ส่วนของหนี้ระยะยาวที่ถึงกำหนดชำระภายใน 1 ปี, เจ้าหนี้การค้า และเจ้าหนี้อื่น, ภาษี และค่าใช้จ่ายค้างจ่าย, เงินปันผลค้างจ่าย, รายได้รอการตัดบัญชี, เงินรับล่วงหน้าจากลูกค้า, หนี้สินโดยประมาณ

2.2  หนี้สินไม่หมุนเวียน  (Non - Current Liability) เป็นหนี้สินที่ไม่สามารถจัดอยู่ในประเภทของหนี้สินหมุนเวียนได้ และยังรวมถึงหนี้สินที่ไม่ถึงกำหนดชำระภายใน 12 เดือนนับจากวันที่ในงบดุล

ตัวอย่างของรายการที่จัดเป็นหนี้สินไม่หมุนเวียน ได้แก่ หุ้นกู้, ตั๋วเงินจ่าย, ภาษีเงินได้รอ,การตัดบัญชี, หนี้สินตามสัญญาเช่า

หนี้สินไม่หมุนเวียนโดยทั่วไปจะเกิดได้ 3 รูปแบบ

1.  การเกิดหนี้สินไม่หมุนเวียนจากการดำเนินงานตามปกติของกิจการ

2.  การเกิดหนี้สินไม่หมุนเวียนจากการจัดหาเงิน

3.  การเกิดหนี้สินไม่หมุนเวียนที่เหตุการณ์ดังกล่าวอาจมีโอกาสเกิดหรือไม่มีโอกาสก็ได้ (โดยขึ้นอยู่กับเหตุการณ์ในอนาคต)

3.  ส่วนของเจ้าของ (Stockholder’s Equity) หมายถึงส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการหลักจากหักหนี้สินทั้งสิ้นออกแล้ว การแสดงรายละเอียดจะขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจในหัวข้อของการนำเสนองบดุล เช่น ทุน เงินถอน ทุนเรือนหุ้น กำไรสะสม เป็นต้น

4.  รายได้ (Revenue) หมายถึงการเพิ่มขึ้นของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในรอบระยะเวลาบัญชีในรูปของกระแสเข้าหรือการเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์ หรือการลดลงของหนี้สิน จะทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขั้น แต่ไม่รวมเงินทุนที่ได้รับจากเจ้าของ ใช้เกณฑ์การพิจารณาดังนี้

1.  ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจเพิ่มขึ้น

2.  กระแสเข้าหรือการเพิ่มค่าของสินทรัพย์

3.  การลดลงของหนี้สิน

4.  ส่งผลให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น

5.  ไม่รวมเงินลงทุนที่ได้รับจากผู้เป็นเจ้าของ

5. ค่าใช้จ่าย (Expense) หมายถึงการลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในรอบระยะเวลาบัญชีในรูปของกระแสออก หรือการลดลงของสินทรัพย์ หรือการเพิ่มขึ้นของหนี้สิน ซึ่งทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง แต่จะไม่รวมการแบ่งปันส่วนทุนให้กับผู้เป็นเจ้าของ ใช้เกณฑ์การพิจารณาดังนี้

1.  การลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ

2.   กระแสออกหรือการลดลงของสินทรัพย์

3.   การเพิ่มขึ้นของหนี้สิน

4.   ส่งผลให้ส่วนของเจ้าของลดลง

5.   ไม่รวมการแบ่งปันส่วนที่ให้กับผู้เป็นเจ้าของ

ค่าใช้จ่ายสามารถจำแนกเป็น ต้นทุนขาย หรือต้นทุนการให้บริการ, ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร, ค่าใช้จ่ายอื่น

  

ทุน หรือส่วนของเจ้าของ

การจัดประเภทในบัญชีทุนจะแตกต่างกันตามประเภทของกิจการต่างๆ ดังนี้

1. กิจการเจ้าของคนเดียว ในส่วนของเจ้าของกิจการ ประกอบด้วยผลรวมของเงินลงทุน เงินถอนทุน ผลกำไรและขาดทุน

2. กิจการห้างหุ้นส่วน ส่วนของเจ้าของกิจการเป็นผลรวมของทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนทุกคน ซึ่งทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนแต่ละคน ประกอบด้วยผลรวมของเงินลงทุน เงินถอน และส่วนแบ่งผลกำไรและขาดทุนในการบันทึกในส่วนของผู้เป็นหุ้นส่วนบันทึกได้ 2 วิธีคือ

1. วิธีทุนคงที่ จะบันทึกเฉพาะรายการ การลงทุน การลดทุน และการลงทุนเพิ่มเท่านั้น ฉะนั้นจะมีบัญชีที่เกี่ยวกับบัญชีทุน

2. วิธีทุนไม่คงที่ ตามวิธีนี้ การบันทึกบัญชีในบัญชีทุนจะบันทึกทุกรายการที่กระทบกระเทือนกับทุน

3. กิจการบริษัทจำกัด บริษัทจำกัด มี 2 ประเภท คือ บริษัทเอกชน จำกัด และบริษัทมหาชน จำกัด ทุนของบริษัทเอกชน จำกัดหรือบริษัทมหาชน จำกัด เรียกว่า ส่วนของผู้ถือหุ้น ส่วนเงินที่ผู้ถือหุ้นมาลง เรียกว่า บัญชีทุนเรือนหุ้น กิจการในรูปบริษัทออกจำหน่ายหุ้นในราคาตามมูลค่า หรือราคาสูงกว่ามูลค่าหุ้น ในกรณีบริษัทมหาชน จำกัด อาจจำหน่ายหุ้นในราคาต่ำกว่ามูลค่าหุ้นด้วย ถ้าจำหน่ายหุ้นในราคาที่สูงกว่ามูลค่าหุ้น จะบันทึกไว้ในบัญชีส่วนเกินมูลค่าหุ้น และเมื่อบริษัทมีกำไรหรือขาดทุนจะบันทึกไว้ในบัญชีกำไรสะสมหรือขาทุนสะสม กรณีบริษัทมีกำไรมากก็จะจ่ายผลตอบแทนกลับไปให้ผู้ถือหุ้นเรียกว่า เงินปันผล หรือนำไปตั้งเป็นสำรองต่างๆ

                              

งบการเงิน

งบการเงิน คือ รายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้นเพื่อวัดผลการดำเนินงานของกิจการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง งบการเงินที่สำคัญประกอบด้วย

1)  งบกำไรขาดทุน หมายถึงงบการเงินที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง โดยแสดงรายได้หักค่าใช้จ่าย แล้วอยู่ในรูปของกำไรหรือขาดทุน ถ้ารายได้มากกว่าค่าใช้จ่ายคือกำไร ถ้าค่าใช้จ่ายมากกว่ารายได้คือขาดทุน

                                          

2)  งบดุล หมายถึงงบการเงินที่แสดงฐานะของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง โดยแสดงสินทรัพย์ที่กิจการเป็นจ้าของ แสดงหนี้สินที่กิจการต้องจ่ายชำระ และแสดงส่วนของเจ้าของที่กิจการเป็นเจ้าของ รวมทั้งส่วนที่เจ้าของนำมาลงทุน

3)  งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้น หมายถึงงบการเงินที่แสดงทั้งการเปลี่ยนแปลงของผู้เป็นเจ้าของ ถ้าเป็นกิจการเจ้าของคนเดียว จะประกอบด้วยบัญชีทุน และบัญชีเงินถอน หากเป็นกิจการห้างหุ้นส่วน จะประกอบด้วยบัญชีทุนและบัญชีเดินสะพัดของหุ้นส่วนแต่ละคน ถ้าเป็นกิจการบริษัทจำกัด จะเรียกว่างบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของผู้ถือหุ้น ส่วนของเจ้าของจะเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเพิ่มทุน ถอนทุน กำไร ขาดทุน และแบ่งผลตอบแทนคืนแก่เจ้าของ และในทางปฏิบัติกิจการในรูปบริษัทอาจจะมีงบกำไร (ขาดทุน) สะสมเพื่อแสดงรายละเอียดของการเพิ่มขึ้นและลดลงในระหว่างปีของกำไรสะสม

4)  งบกระแสเงินสด หมายถึงงบการเงินที่แสดงการเคลื่อนไหวของเงินสดและรายการที่เทียบเท่าเงินสดของกิจการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง งบกระแสเงินสดจะแสดงเงินสดที่ได้รับและจ่ายออกไปที่เกิดขึ้นตาม 3 กิจกรรม คือ กิจกรรมดำเนินงาน กิจกรรมลงทุนและกิจกรรมจัดหาเงิน

บทที่ 4 การปรับปรุงรายการ

การปรับปรุงบัญชี

ในการปรับปรุงบัญชีจะมีทั้งการปรับปรุงรายการที่บันทึกไว้ รายการที่อาจเกิดจากการบันทึกไว้ผิดพลาด และการปรับปรุงจะรวมทั้งการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในรอบระยะเวลาที่จัดทำงบการเงินที่ยังไม่ได้บันทึกรายการค้าไว้ ทำให้ต้องบันทึกรายการรายได้และค่าใช้จ่ายเพื่อให้เป็นไปตามเกณฑ์คงค้าง

รายการปรับปรุงเมื่อสิ้นงวดจะมีรายการดังต่อไปนี้

1.  รายได้ค้างรับ

2.  ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

3.  รายได้รับล่วงหน้า

4.  ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า

5.  ค่าเสื่อมราคา

6.  ค่าตัดจำหน่าย

7.  ค่าสูญสิ้น

8.  วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป

9.  หนี้สงสัยจะสูญ

10.การแก้ไขข้อผิดพลาด

1.  รายได้ค้างรับ

                รายได้ค้างรับเป็นรายได้ที่เกิดขึ้นในงวดปัจจุบัน แต่ยังไม่ได้รับชำระเงินสดจนกว่าจะถึงงวดบัญชีต่อไป ในงวดบัญชีที่จัดทำงบการเงินเมื่อมีรายการเกิดขึ้นกิจการจะบันทึกตามเกณฑ์คงค้าง

การบันทึกรายการรายได้ค้างรับจะบันทึกดังนี้

เดบิต      รายได้ค้างรับ                        xxx         " เป็นรายการสินทรัพย์ในงบดุล

                เครดิต    รายได้รับ                               xxx         " เป็นรายการรายได้ในงบกำไรขาดทุน

2. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายซึ่งเกิดขึ้นในงวดปัจจุบัน แต่ยังไม่ได้จ่ายเงินสดจนกว่าจะถึงงวดบัญชีต่อไป ในงวดบัญชีที่จัดทำงบการเงินเมื่อมีรายการเกิดขึ้นกิจการจะบันทึกตามเกณฑ์      คงค้าง

การบันทึกรายการค่าใช้จ่ายค้างจ่ายจะบันทึกดังนี้

เดบิต      ค่าใช้จ่าย                               xxx         " เป็นรายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

                เครดิต    ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย                  xxx         " เป็นรายการหนี้สินในงบดุล

3.  รายได้รับล่วงหน้า

                รายได้รับล่วงหน้าเป็นรายได้ที่กิจการได้รับเงินล่วงหน้า โดยยังให้บริการแก่ลูกค้าไม่หมด ดังนั้นรายได้ที่รับมาจึงเป็นรายได้ในงวดนี้ส่วนหนึ่ง และที่เหลืออีกส่วนหนึ่งเป็นรายได้ในงวดบัญชีถัดไป กิจการสามารถบันทึกได้ 2 วิธี แต่เมื่อทำการปรับปรุงแล้วยอดคงเหลือของรายการที่แสดงในงบการเงินจะมียอดคงเหลือเท่ากัน

                การบันทึกรับเงินสดจากลูกค้าล่วงหน้าในวันที่รับเงินสดจะทำได้ 2 วิธี คือ

                3.1)  บันทึกถือเป็นรายได้รับล่วงหน้า      " บันทึกในรายการหนี้สิน

                3.2)  บันทึกถือเป็นรายได้       " บันทึกในรายการรายได้

3.1  บันทึกถือเป็นรายได้รับล่วงหน้า

                กิจการจะบันทึกเงินสดที่ได้รับมาทั้งหมดเป็นหนี้สิน เมื่อวันสิ้นสุดงวดจึงมาปรับปรุงรายการรายได้รับล่วงหน้าเป็นรายได้ในงบกำไรขาดทุนในส่วนที่ได้ให้บริการแก่ลูกค้าแล้ว

การบันทึกรายการรายได้รับล่วงหน้าจะบันทึกดังนี้

ในวันที่ได้รับเงินสด

เดบิต      เงินสด                                                   xxx        

                เครดิต    รายได้รับล่วงหน้า                               xxx         " เป็นรายการหนี้สินในงบดุล

                ในวันสิ้นงวดซึ่งได้ให้บริการแล้วบางส่วนจะลงบัญชีล้างรายได้รับล่วงหน้าในส่วนที่ได้ให้บริการแล้วออกจากบัญชี โดยจะไปบันทึกรับรู้รายได้แทนในจำนวนที่เท่ากัน

ในวันปรับปรุงรายการ

เดบิต      รายได้รับล่วงหน้า               xxx

                เครดิต    รายได้รับ                               xxx         " เป็นรายการรายได้ในงบกำไรขาดทุน

3.2      บันทึกถือเป็นรายได้

กิจการจะบันทึกเงินสดที่ได้รับมาทั้งหมดเป็นรายได้ในงบกำไรขาดทุนทั้งหมด ดังนั้นในวันสิ้นงวดกิจการจะมีรายได้รับในงวดบัญชีมากเกินไป ในวันสิ้นงวดจึงต้องปรับปรุงรายการรายได้รับให้แสดงเป็นรายได้สำหรับงวดเวลานั้นเท่านั้น ส่วนที่เหลือจะนำไปบันทึกไว้เป็นรายการรายได้รับล่วงหน้า

ในวันที่ได้รับเงินสด

เดบิต      เงินสด                                   xxx        

                เครดิต    รายได้รับ                               xxx         " เป็นรายการรายได้ในงบกำไรขาดทุน

                ในวันสิ้นงวดซึ่งได้ให้บริการแล้วแต่ยังให้บริการไม่แล้วเสร็จทั้งหมด ดังนั้นหากยังคงบันทึกทั้งหมดเป็นรายได้จะทำให้การรับรู้รายได้ในงวดนั้นสูงเกินไป จึงต้องทำการปรับปรุงจำนวนที่รับรู้รายได้ให้แสดงรายได้ที่เกิดขึ้นจริงสำหรับในงวด แล้วนำส่วนที่ยังไม่ได้ให้บริการไปไว้เป็นรายการรายได้รับล่วงหน้า

ในวันปรับปรุงรายการ

เดบิต      รายได้รับ                                      xxx

                เครดิต    รายได้รับล่วงหน้า                      xxx        " เป็นรายการหนี้สินในงบดุล

4.  ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า

                เป็นค่าใช้จ่ายที่กิจการได้จ่ายเงินล่วงหน้าไปแล้ว โดยได้รับบริการเพียงบางส่วน ดังนั้นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจึงเป็นค่าใช้จ่ายในงวดบัญชีนี้ส่วนหนึ่ง และเหลืออีกส่วนหนึ่งเป็นค่าใช้จ่ายในงวดบัญชีถัดไป การบันทึกจำนวนเงินที่จ่ายไปกิจการสามารถบันได้ 2 วิธี แต่เมื่อทำการปรับปรุงแล้วยอดคงเหลือของรายการที่แสดงในงบการเงินจะมียอดคงเหลือเท่ากันเสมอ

การบันทึกเงินสดที่จ่ายไปสำหรับค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าในวันที่จ่ายเงินจะบันทึกได้ 2 วิธี คือ

4.1)  บันทึกถือเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า      " บันทึกในรายการสินทรัพย์

4.2)  บันทึกถือเป็นค่าใช้จ่าย   " บันทึกในรายการค่าใช้จ่าย

4.1 บันทึกถือเป็นค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า

                กิจการจะบันทึกเงินสดจ่ายทั้งหมดเป็นสินทรัพย์ในวันที่จ่ายเงินสด เมื่อวันสิ้นงวดจึงมาปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนในส่วนที่ได้ใช้บริการไปแล้ว

ในวันที่จ่ายเงินสด

เดบิต      ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า         xxx         "  รายการสินทรัพย์ในงบดุล

                เครดิต    เงินสด                                   xxx        

ในวันสิ้นงวดซึ่งได้ใช้บริการไปแล้วบางส่วนก็จะลงบันทึกล้างค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าในส่วนที่ได้ใช้บริการแล้วออกจากบัญชี โดยจะบันทึกรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายแทนในจำนวนที่เท่ากัน

ในวันปรับปรุงรายการ

เดบิต      ค่าใช้จ่าย                                               xxx         "  รายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

                เครดิต    ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า                         xxx

 4.2    บันทึกถือเป็นค่าใช้จ่าย

กิจการจะบันทึกเงินสดจ่ายที่จ่ายทั้งหมดที่จ่ายทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนทั้งหมด ดังนั้นในวันสิ้นงวดกิจการจะมีค่าใช้จ่ายในงวดบัญชีนั้นมากเกินไป ดังนั้นในวันสิ้นงวดจึงต้องทำการปรับปรุงรายการค่าใช้จ่ายให้แสดงเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับงวดเวลานั้นเท่านั้น ส่วนที่เหลือจะนำไปบันทึกไว้เป็นรายการค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า

ในวันที่จ่ายเงินสด

เดบิต      ค่าใช้จ่าย                               xxx        "  รายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

                เครดิต    เงินสด                                   xxx

                ในวันสิ้นงวดซึ่งได้ใช้บริการบ้างบางส่วนแล้วแต่ยังได้รับบริการไม่หมดทั้งจำนวน ดังนั้นหากบันทึกรายการทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่าย จะทำให้การรับรู้ค่าใช้จ่ายในงวดนั้นสูงเกินไป จึงต้องทำการปรับปรุงจำนวนที่รับรู้ค่าใช้จ่ายให้แสดงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสำหรับงวดบัญชีนั้นเท่านั้น แล้วนำส่วนที่ยังไม่ได้รับบริการไปแสดงเป็นรายการค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า

ในวันปรับปรุงรายการ

เดบิต      ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า         xxx         "  รายการสินทรัพย์ในงบดุล

                เครดิต    ค่าใช้จ่าย                               xxx        

5.  ค่าเสื่อมราคา

                ค่าเสื่อมราคาเป็นการปันส่วนต้นทุนของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนที่มีตัวตนที่มีการเสื่อมสภาพ ได้แก่สินทรัพย์ประเภทอาคาร อุปกรณ์ แต่จะยกเว้นที่ดิน (ถือว่าไม่มีการเสื่อมสภาพ) เนื่องจากสินทรัพย์ประเภทนี้ให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจนานกว่า 1 รอบระยะเวลาบัญชี เพื่อให้การจัดทำงบการเงินถูกต้อง กิจการต้องปันส่วนต้นทุนสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนที่มีตัวตนที่มีการเสื่อมสภาพเป็นค่าใช้จ่ายตลอดอายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ  ในการคำนวณค่าเสื่อมราคาจะบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน และการบันทึกค่าเสื่อมราคาจะบันทึกคู่กับรายการค่าเสื่อมราคาสะสม ซึ่งเป็นบัญชีที่สะสมยอดค่าเสื่อมราคาตั้งแต่เริ่มใช้งานจนถึงปัจจุบันในวันที่จัดทำงบการเงิน จึงจัดว่าบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมเป็นบัญชีตรงกันข้ามกับบัญชีสินทรัพย์

                ในการคำนวณค่าเสื่อมราคามีหลายวิธี เช่น วิธีเส้นตรง วิธียอดคงเหลือลดลง วิธีผลรวมจำนวนปี เป็นต้น ซึ่งแต่ละวิธีจะทำให้ค่าเสื่อมราคาแสดงยอดไม่เท่ากัน แต่วิธีที่นิยมมากที่สุดคือวิธีเส้นตรง  ซึ่งการคำนวณโดยวิธีนี้จะทำให้ค่าเสื่อมราคาเท่ากันทุกปีตลอดอายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ

ในการคำนวณค่าเสื่อมราคาจะเป็นการประมาณการโดยต้องประมาณการอายุการให้ประโยชน์ชิงเศรษฐกิจ และราคาซาก

อายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ เป็นการประมาณการว่าสินทรัพย์ที่มีการเสื่อมสภาพนั้นจะมีอายุในการให้ประโยชน์กับกิจการนานเพียงใด

ราคาซาก  เป็นการประมาณการว่าเมื่อสินทรัพย์ที่มีการเสื่อมสภาพนั้นหมดอายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจแล้วคาดว่าจะขายได้เป็นจำนวนเท่าใด

การบันทึกรายการค่าเสื่อมราคาจะบันทึกดังนี้

เดบิต      ค่าเสื่อมราคา                                xxx  "  รายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

                เครดิต    ค่าเสื่อมราคาสะสม                    xxx         "  รายการปรับมูลค่าของสินทรัพย์ในงบดุล

การคำนวณโดยวิธีเส้นตรง จะทำให้ค่าเสื่อมราคาเท่ากันทุกปีตลอดอายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ

การคำนวณค่าเสื่อมราคาโดยวิธีเส้นตรง

                                ค่าเสื่อมราคาต่อปี                =                  ต้นทุนสินทรัพย์ – ราคาซาก

                                                                                                อายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ

การคำนวณค่าเสื่อมราคาจะคำนวณแล้วบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปแล้วผ่านไปบัญชีแยกประเภทตลอดอายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ เมื่อหมดอายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจแล้วจะมีมูลค่าเหลือเท่ากับราคาซาก
 

การคำนวณค่าเสื่อมราคาเมื่อครอบครองไม่เต็มปี

                ให้คำนวณตามสัดส่วนระยะเวลาที่เริ่มใช้ประโยชน์จนถึงวันที่ในงบดุล เช่น

จากตัวอย่างที่ 7 ถ้าซื้อรถยนต์มาวันที่ 1 มิถุนายน 25x1 นั้น ค่าเสื่อมราคาประจำปี 25x1 จะต้องบันทึกค่าเสื่อมราคาจำนวน 14,000 บาท

มูลค่าตามบัญชี (Book Value)

                การคำนวณค่าเสื่อมราคา แล้วบันทึกปรับลดมูลค่าของสินทรัพย์ด้วยค่าเสื่อมราคาสะสมนั้น มูลค่าสุทธิที่เหลืออยู่เรียกว่า “มูลค่าตามบัญชี” ดังนั้นมูลค่าตามบัญชี คือ ราคาทุนของสินทรัพย์ หัก ค่าเสื่อมราคาสะสม แสดงได้ดังนี้

                                                ราคาทุนของสินทรัพย์

                                                (หัก)  ค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์

                                                                มูลค่าตามบัญชี

กรณีขายสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน

                กิจการต้องคำนวณหามูลค่าตามบัญชีของสินทรัพย์มาจนถึงวันที่ขายสินทรัพย์ โดยคำนวณค่าเสื่อมราคามาถึงวันที่ขายแล้วนำไปรวมกับค่าเสื่อมราคาสะสมเพื่อคำนวณหามูลค่าตามบัญชี และนำไปเปรียบเทียบกับเงินสดที่ได้รับ โดยพิจารณาดังนี้

1. เงินสดที่ได้รับ     >     มูลค่าตามบัญชี ณ วันที่ ขาย     ]      เกิดรายการกำไรจากการขายสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนเป็นรายการรายได้อื่นในงบกำไรขาดทุน

2. เงินสดที่ได้รับ      <       มูลค่าตามบัญชี ณ วันที่ ขาย        ]         เกิดรายการขาดทุนจากการขายสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนเป็นรายการ-ค่าใช้จ่ายอื่นในงบกำไรขาดทุน

                โดยในวันที่ขายจะต้องบันทึกล้างบัญชีสินทรัพย์ และบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมออกจากกิจการ โดยบันทึกล้างสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนทางด้านเครดิต และล้างบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมทางด้านเดบิต และบันทึกด้านเดบิตด้วยเงินสด ผลต่างระหว่างด้านเดบิต และเครดิตเป็นรายการกำไรหรือขาดทุนจากการขายสินทรัพย์ แสดงการบันทึกการขายสินทรัพย์ดังนี้

เดบิต      เงินสด                                                                                   xxx

                ค่าเสื่อมราคาสะสม – สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน                                           xxx

                กำไรขาดทุนขากการขายสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน                                     xxx    "  ถ้าเกิดขาดทุนจากการขาย

               

                เครดิต    สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน                                               xxx

                                กำไรขาดทุนขากการขายสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน                     xxx  " ถ้าเกิดกำไรจากการขาย

6.  ค่าตัดจำหน่าย

                ค่าตัดจำหน่ายจะเป็นการปันส่วนราคาทุนของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนที่ไม่มีตัวตน เช่น ลิขสิทธิ์ เครื่องหมายการค้า สิทธิบัตร เป็นต้น โดยต้องประมาณอายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ โดยอาศัยอายุของกฎหมายของสินทรัพย์ไม่มีตัวตน หรือประมาณอายุการให้ประโยชน์เชิงเศรษฐกิจไม่เกิน 20 ปี โดยจะบันทึกค่าตัดจำหน่ายในวันสิ้นงวดดังนี้

เดบิต      ค่าตัดจำหน่าย                                       xxx  "  รายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

                เครดิต    ค่าตัดจำหน่ายสะสม                           xxx   "  รายการปรับมูลค่าสินทรัพย์ในงบดุล

7.  ค่าสูญสิ้น

                เป็นการบันทึกบัญชีในวันปรับปรุงวันสิ้นงวดเพื่อบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน และนำค่าสูญสิ้นสะสมมาบันทึกลดมูลค่าของสินทรัพย์ไม่หมุนเวียนประเภททรัพยากรธรรมชาติ เช่น เหมืองแร่ ถ่านหิน บ่อน้ำมัน เป็นต้น โดยทรัพยากรธรรมชาตินั้นไม่มีการเสื่อมสภาพเหมือนสินทรัพย์ไม่มีตัวตน แต่ทรัพยากรธรรมชาติจะลดปริมาณลงในแต่ละปีเมื่อนำมาผลิต การบันทึกค่าสูญสิ้น จะคำนวณโดยวิธีตามจำนวนผลผลิต กล่าวคือ ในปีไหนมีการผลิตมากก็จะต้องบันทึกค่าสูญสิ้นมาก

                ในการบันทึกค่าสูญสิ้นนั้นจะบันทึกรายการดังนี้

เดบิต      ค่าสูญสิ้น                                              xxx    "  รายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

                เครดิต    ค่าสูญสิ้นสะสม                                   xxx   "  รายการปรับมูลค่าสินทรัพย์ในงบดุล

8.  วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป

                วัสดุสิ้นเปลืองเป็นวัสดุที่มีมูลค่าไม่มากนักใช้แล้วหมดสิ้นเลย ดังนั้นในการที่กิจการจะบันทึกรายการการเบิกไปใช้แล้วจะทำให้การบันทึกรายการเกิดขึ้นบ่อยครั้ง และแต่ละครั้งมูลค่าจะน้อยมาก ดังนั้นการบันทึกค่าวัสดุสิ้นเปลืองที่เบิกไปใช้จะทำการบันทึกปรับปรุงรายการวันสิ้นงวด โดยจะทำการตรวจนับว่าในวันสิ้นงวดวัสดุสิ้นเปลืองมีมูลค่าเหลือเท่าใด แล้วคำนวณว่าในระหว่างงวดได้ใช้วัสดุสิ้นเปลืองไปเป็นจำนวนเท่าใด โดยเทียบกับวัสดุสิ้นเปลืองที่มีมาตอนต้นงวด โดยแสดงการคำนวณวัสดุสิ้นเปลืองได้ดังนี้

                วัสดุสิ้นเปลืองตอนต้นงวดยกมา                                      xxx         บาท

                หัก  วัสดุสิ้นเปลืองตรวจนับวันสิ้นงวด                           xxx         บาท

                วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป                                                         xxx         บาท

                เมื่อคำนวณหามูลค่าของวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไปแล้วก็จะบันทึกวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไปเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนสำหรับงวด โดยแสดงการบันทึกดังนี้

เดบิต      วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป                           xxx         "  รายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

                เครดิต    วัสดุสิ้นเปลือง                                      xxx

9.  หนี้สงสัยจะสูญ

                เป็นการประมาณหนี้ที่กิจการคาดว่าจะเก็บเงินไม่ได้ตามความหมายของศัพท์บัญชีลูกหนี้ หมายถึง สิทธิเรียกร้องจากบุคคลอื่นไม่ว่าจะเป็นในรูปของเงินสด สินค้า หรือบริการ โดยบุคคลอื่นจะต้องนำเงินสดมาชำระหนี้คืนจากกิจการ ซึ่งลูกหนี้แบ่งเป็น 2 ประเภท คือลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่น โดยลูกหนี้การค้าเป็นลูกหนี้ที่ค้างชำระค่าสินค้าหรือบริการของกิจการที่เกิดจากกิจกรรมการดำเนินงานตามปกติ แต่ลูกหนี้อื่นเป็นลูกหนี้ที่ไม่ได้เกิดจากการดำเนินงานตามปกติของกิจการ เช่น เงินให้กู้ยืมแก่กรรมการและลูกจ้าง

                ตามมาตรฐานการบัญชี กำหนดให้กิจการมียอดลูกหนี้ ณ วันที่ในงบดุล (วันปิดงวด) แล้วให้กิจการประมาณจำนวนหนี้ที่คาดว่าจะเก็บเงินไม่ได้เพื่อไม่ให้ลูกหนี้ในงบดุลมีมูลค่าสูงเกินไปซึ่งให้ประมาณเป็นค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเพื่อนำไปลดยอดลูกหนี้

                การบันทึกการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจะบันทึกดังนี้
 

เดบิต      หนี้สงสัยจะสูญ                                xxx   "  รายการค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

                เครดิต    ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ                      xxx   "  รายการปรับมูลค่าลูกหนี้ในงบดุล

  

                โดยการประมาการตั้งค่าเผื่อนนั้นจะประมาณการได้ 2 วิธี ดังนี้คือ

1.   ประมาณจากยอดขาย จะประมาณจากยอดขายรวมหรือยอดขายเชื่อก็ได้ เมื่อประมาณค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจากยอดขายแล้ว ได้ยอดขายเท่าใดก็จะบันทึกบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเท่านั้นเลยไม่ต้องพิจารณายอดยกมาจากงวดที่แล้ว

2.   ประมาณการจากยอดลูกหนี้ จะประมาณจากยอดลูกหนี้รวมในวันสิ้นงวด หรือลูกหนี้ถัวเฉลี่ยต้นปีและปลายปี หรือประมาณจากลูกหนี้แต่ละรายตามอายุของหนี้ก็ได้ โดยลูกหนี้ที่ค้างชำระนานก็จะประมาณการเก็บหนี้ไม่ได้ในอัตราที่สูงกว่าลูกหนี้ที่ค้างชำระสั้นกว่า เมื่อคำนวณยอดค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญได้เท่าไร แล้วต้องนำยอดยกมาของบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในงวดที่แล้วมาพิจารณาเพิ่มเติม โดยจะบันทึกบัญชีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในงวดนี้เพิ่มหรือลดให้เท่ากับยอดที่ต้องการในงวดบัญชีนี้

การบันทึกรายการเกี่ยวกับลูกหนี้ที่เก็บเงินไม่ได้

                        แบ่งการพิจารณาเป็น 2 ประเภท

1.   ในกรณีที่กิจการได้ติดตามทวงถามหนี้จนถึงที่สิ้นสุดแล้วและเข้าเงื่อนไขที่จะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิตามกฎหมายภาษีอากร เช่น ลูกหนี้ล้มละลาย

เดบิต      หนี้สูญ                                                   xxx

                เครดิต    ลูกหนี้                                                                    xxx

เดบิต      ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ                           xxx

                เครดิต    หนี้สงสัยจะสูญ                                                      xxx

2.   กรณีที่คาดว่าจะไม่ได้รับชำระหนี้แน่นอน แต่ยังตัดจำหน่ายหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายตามกฎหมายภาษีอากรไม่ได้

เดบิต      ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ                           xxx

                เครดิต    ลูกหนี้                                                                    xxx

                หากต่อมาภายหลังจากที่บันทึกบัญชีกรณีที่ติดตามทวงถามหนี้จนถึงที่สุดแล้วลูกหนี้ไม่มาชำระแต่สุดท้ายลูกหนี้มาชำระ การบันทึกบัญชีจะแสดงได้ดังนี้

·       กรณีที่รับคืนจากลูกหนี้ที่บันทึกจำหน่ายเป็นหนี้สูญตามกฎหมายภาษีอากร

เดบิต      ลูกหนี้                                                    xxx

                เครดิต    หนี้สูญได้รับคืน                                                     xxx

เดบิต      เงินสด                                                   xxx

                เครดิต    ลูกหนี้                                                                    xxx

·       กรณีที่รับคืนจากลูกหนี้ที่จำหน่ายเป็นหนี้สูญที่ไม่เข้าข่ายกฎหมายภาษีอากร

เดบิต      ลูกหนี้                                                    xxx

                เครดิต    ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ                                            xxx

เดบิต      เงินสด                                                   xxx

                เครดิต    ลูกหนี้                                                                    xxx

10.  การแก้ไขข้อผิดพลาด

                ในบางกรณีกิจการมีการบันทึกบัญชีผิดพลาดซึ่งตรวจพบก่อนที่จะนำเสนองบการเงินนั้น กิจการต้องทำการแก้ไขโดยอาจทำการแก้ไขในวันที่พบข้อผิดพลาดหรือแก้ไขในวันสิ้นงวดก็ได้ ซึ่งจะถือว่าเป็นการปรับปรุงรายการประเภทหนึ่ง

                ในข้อผิดพลาดที่พบนั้นส่วนใหญ่มีสาเหตุมาจาก

-          บันทึกตัวเลขผิด

-          บันทึกชื่อบัญชีผิด

-          ลืมบันทึกบัญชี

การแก้ไขให้ถูกต้องโดยถ้าจะล้างบัญชีออกไปเลยก็ต้องแก้ไขด้วยการบันทึกอีกด้านตรงกันข้าม หรือหากถ้าบันทึกชื่อบัญชีถูกแล้วแต่จำนวนผิดก็ลงเพิ่มหรือลดจำนวน โดยการแก้ไขก็ยังคงต้องยึดหลักบัญชีคู่
 

การกลับรายการ

                เมื่อได้ทำการปรับปรุงรายการในวันสิ้นงวดแล้วบางกิจการจะทำการกลับรายการปรับปรุงเมื่อเนิ่มงวดบัญชีใหม่ โดยการกลับรายการนั้นจะทำให้การบันทึกบัญชีงวดใหม่สะดวกขึ้นเท่านั้น ทำให้ไม่ต้องคำนึงถึงเงินสดที่ได้รับหรือจ่ายว่าเงินสดรับหรือเงินสดจ่ายนั้นเป็นการรับหรือจ่าย สำหรับรายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ค่าใช้จ่าจ่ายล่วงหน้าหรือรายได้รับล่วงหน้า ดังนั้นเมื่อกลับรายการแล้วในงวดบัญชีใหม่ถ้ากิจการได้รับเงินสดหรือจ่ายเงินสดแล้วก็จะบันทึกรับเงินและจ่ายเงินเป็นรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งจำนวนได้เลย

บทที่ 5 วงจรบัญชี

ขั้นตอนการบันทึกรายการค้า มีขั้นตอนดังนี้

1.   วิเคราะห์รายการค้า

2.   บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวันทั่วไป

3.   ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท

4.   จัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง

5.   บันทึกรายการปรับปรุง (ณ วันสิ้นงวด)

6.   จัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง

7.   จัดทำงบการเงิน

ขั้นตอนดังกล่าวจะเรียกว่า “วงจรบัญชี” (Accounting Cycle) จะมีเครื่องมือมาช่วยทำให้การบันทึกรายการปรับปรุงและการจัดทำงบการเงินสะดวกมากขึ้น เรียกว่า “กระดาษทำการ” (Work Sheet)

ในวงจรบัญชีมีขั้นตอนเพิ่มเติม คือ การปิดบัญชีและการจัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี

กระดาษทำการ

เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดทำงบการเงินให้ง่ายขึ้น กิจการจะจัดทำกระดาษทำการหรือไม่จัดทำก็ได้ แต่ถ้าจะทำ ก็จะทำขึ้นหลังจากจบการจัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง

กระดาษทำการจะมีทั้งแบบที่เป็น 10 ช่อง และ 12 ช่อง สำหรับกระดาษทำการ 10 ช่อง ประกอบด้วย 5 ช่องใหญ่ และในช่องใหญ่แต่ละช่องจะเป็น 2 ช่องเล็ก คือ ช่องด้านเดบิต และช่องด้านเครดิต ประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้

1.   งบทดลองก่อนปรับปรุง

2.   รายการปรับปรุง

3.   งบทดลองหลังปรับปรุง

4.   งบกำไรขาดทุน

5.   งบดุล

สำหรับกระดาษทำการแบบ 12 ช่อง จะเพิ่มช่องงบกำไรสะสม

                 

ในการจัดทำกระดาษทำการสามารถอธิบายการจัดทำได้ดังนี้

1.เขียนชื่อกิจการ บอกประเภทว่าเป็นกระดาษทำการและงวดบัญชีที่จัดทำ

2.ในช่องเลขที่บัญชี ให้ใส่เลขบัญชีของรายการต่างๆ ตามชื่อบัญชี

3.ในช่องชื่อบัญชีให้ใส่ชื่อบัญชีที่เกี่ยวข้องโดยเริ่มจากรายการต่างๆ จากงบทดลองก่อนปรับปรุง ในช่องงบทดลองให้ใส่ชื่อบัญชีจากงบทดลองก่อนปรับปรุง หายอดรวมด้านเดบิตและเครดิตซึ่งต้องเท่ากัน

4.ในช่องรายการปรับปรุง ให้ใส่รายการที่จะปรับปรุง ถ้าเป็นการบันทึกในชื่อบัญชีที่มีอยู่แล้วในงบทดลองก่อนปรับปรุงก็นำไปใส่ในช่องเดบิตหรือช่องเครดิตในบรรทัดเดียวกับชื่อบัญชีเดิมที่มีอยู่แล้ว แต่หากไม่เคยมีชื่อบัญชีเดิมมาก่อนก็ให้เปิดชื่อบัญชีใหม่และใส่จำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง

ในช่องรายการปรับปรุงนั้นนิยมใส่เลขกำกับไว้บนจำนวนเงินด้วยเพื่อจะได้ใช้อ้างอิงในการอธิบายรายการ โดยอธิบายไว้ข้างล่างกระดาษทำการ ซึ่งต้องใส่ทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต เมื่อทำรายการปรับปรุงรายการทุกรายการแล้วก็จะหายอดคงเหลือรวมทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิตซึ่งต้องเท่ากัน

5. ในช่องงบทดลองหลังปรับปรุง ให้หายอดคงเหลือของรายการทุกรายการ

6.ในช่องงบกำไรขาดทุน ให้นำรายการที่เป็นรายการประเภทรายได้และค่าใช้จ่ายมาใส่ในช่องงบกำไรขาดทุนในบรรทัดเดียวกันเลย ถ้ามีผลต่างแสดงว่ากิจการมีกำไรหรือขาดทุน

ยอดรวมด้านเดบิต > ยอดรวมด้านเครดิต [ กิจการเกิดขาดทุนสุทธิ

ยอดรวมด้านเดบิต < ยอดรวมด้านเครดิต [ กิจการเกิดกำไรสุทธิ

เมื่อหายอดรวมด้านเดบิตและเครดิตแล้วมีผลต่าง ให้ใส่ผลต่างในช่องงบกำไรขาดทุน และช่องงบดุลด้านเครดิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน ในทางตรงกันข้าม ถ้ากรณีที่กิจการเกิดขาดทุน ยอดรวมด้านเดบิต > ยอดรวมด้านเครดิต ให้นำผลต่างมาใส่ในช่องงบกำไรขาดทุนด้านเครดิต และใส่ในช่องงบดุลด้านเดบิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน

7.หลังจากนั้นหายอดรวมสุทธิด้านเดบิตและด้านเครดิตในช่องงบกำไรขาดทุน ซึ่งจะต้องได้ยอดรวมเท่ากัน

8.ในช่องงบดุล ให้นำรายการประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของในช่องงบทดลองหลังปรับปรุงมาใส่ในช่องงบดุลในบรรทัดเดียวกัน และหายอดรวมสุทธิด้านเดบิตและด้านเครดิตในช่องงบดุลจะเท่ากัน

เมื่อจัดทำกระดาษทำการเสร็จก็จัดทำงบการเงินตามลำดับ คืองบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ และงบดุล

เมื่อจัดทำงบการเงินจากกระดาษทำการเรียบร้อยแล้ว จะเห็นว่ายอดกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิในกระดาษทำการจะเท่ากับการจัดทำงบกำไรขาดทุน แต่เมื่อพิจารณางบดุลแล้วจะพบว่า ยอดรวมในกระดาษทำการจะไม่เท่ากับยอดในการจัดทำงบดุล เนื่องจากมีหลายรายการที่ในช่องงบดุลในกระดาษทำการมียอดด้านเครดิต แต่เมื่อนำเสนอในงบดุลนั้นจะแสดงเป็นยอดหักจากรายการสินทรัพย์ทางด้านเดบิต

ในวงจรบัญชีจะมีขั้นตอนหนึ่งที่จัดทำ คือการปิดบัญชี โดยการปิดบัญชีนั้นจะเป็นการโอนยอดคงเหลือในบัญชีที่อยู่ในงบกำไรขาดทุนไปยังบัญชีทุนของกิจการ

การปิดบัญชี

ประเภทของรายการบัญชี 5 ประเภท จะแบ่งบัญชีออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

1. บัญชีชั่วคราว เป็นบัญชีที่อยู่ในงบกำไรขาดทุน แสดงการรวบรวมข้อมูลที่จะทำให้ผลการดำเนินงานของกิจการ รวมทั้งบัญชีเงินถอน และบัญชีเงินปันผล

2.  บัญชีถาวร เป็นบัญชีที่อยู่ในงบดุลที่จะแสดงสถานะของกิจการ

เมื่อจัดทำกระดาษทำการแล้วก็จะทำการปิดบัญชีชั่วคราว  จะทำให้บัญชีชั่วคราวประเภทรายได้ ค่าใช้จ่ายมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ กล่าวคือ บัญชีชั่วคราวจะไม่มียอดคงเหลือยกไปงวดหน้า

บัญชีชั่วคราวทุกบัญชีจะถูกปิดทั้งหมดในวันสิ้นงวดเพื่อโอนยอดคงเหลือสุทธิไปยังบัญชีทุนหรือบัญชีส่วนของเจ้าของ

ขั้นตอนในการปิดบัญชี

1.  ปิดบัญชีรายได้และบัญชีค่าใช้จ่ายทุกบัญชีเข้าไปยังบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว เปิดเมื่อทำการปิดบัญชี ในวันสิ้นงวดเท่านั้น และจะถูกปิดให้เป็นศูนย์ต่อไป โดยบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนจะกำหนดเลขที่บัญชีในหมวดส่วนของเจ้าของ

2.  การปิดบัญชีที่เกี่ยวกับรายได้ไปยังบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน จะบันทึกการปิดบัญชีดังนี้

        เดบิต      รายได้                                                    xxx

                        เครดิต    สรุปผลกำไรขาดทุน                           xxx

3.  การปิดบัญชีที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน จะบันทึกการปิดบัญชีดังนี้

เดบิต      สรุปผลกำไรขาดทุน                               xxx

                เครดิต    ค่าใช้จ่าย                                               xxx

                จะเห็นว่าบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนจะมียอดด้านเดบิตหรือด้านเครดิตก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่ากิจการมียอดรายได้หรือค่าใช้จ่ายสูงกว่ากัน โดยจะสรุปได้ดังนี้

                บัญชีรายได้ > บัญชีค่าใช้จ่าย [เกิดกำไรสุทธิ [ บัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน

                                                                                                                มียอดคงเหลือด้านเครดิต

บัญชีรายได้ < บัญชีค่าใช้จ่าย [เกิดขาดสุทธิ   [ บัญชีสรุปผลกำไรขาดทุน

                                                                                                                มียอดคงเหลือด้านเดบิต

4.  ปิดบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนเข้าไปยังบัญชีทุน

ถ้ากิจการเกิดกำไรสุทธิจะทำให้ส่วนทุนหรือส่วนของเจ้าของเพิ่มการโอนปิดบัญชีสรุปผลกำไรจะบันทึกดังนี้

เดบิต      สรุปผลกำไรขาดทุน                                           xxx

                เครดิต    ทุนหรือกำไรสะสม                                             xxx

ถ้ากิจการเดขาดทุนสุทธิจะทำให้ส่วนทุนหรือส่วนของเจ้าของลดลง การโอนปิดบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนจะบันทึกดังนี้

เดบิต      ทุนหรือกำไรสะสม                                             xxx

                เครดิต    สรุปผลกำไรขาดทุน                                           xxx

การที่บันทึกเข้าบัญชีทุนหรือบัญชีกำไรสะสม เมื่อปิดบัญชีสรุปผลกำไรขาดทุนขึ้นอยู่กับว่าเป็นกิจการประเภทใด ถ้าเป็นประเภทเจ้าของคนเดียวจะโอนเข้าบัญชีทุน ในกรณีเป็นห้างหุ้นส่วนจะโอนเข้าบัญชีกระแสทุนของผู้เป็นหุ้นส่วนหากมีการแบ่งสรรเลย แต่ในกรณีไม่แบ่งสรรก็จะโอนเข้าบัญชีกำไรสะสมเหมือนบริษัทจำกัด

5.  ในกรณีกิจการมีบัญชีเงินถอน หรือกิจการมีบัญชีเงินปันผล ก็ต้องปิดเข้าบัญชีทุนหรือบัญชีกำไรสะสม โดยบัญชีเงินถอนและบัญชีเงินบันผลจะทำให้ทุนหรือส่วนของเจ้าของลดลง ดังนั้นจะบันทึกดังนี้

                เดบิต      ทุน                                          xxx

                                เครดิต    เงินถอน                                                xxx

                ในกรณีบริษัทจำกัดจะบันทึกปิดบัญชีเงินปันผลดังนี้

                เดบิต      กำไรสะสม                           xxx

                                เครดิต    เงินปันผล                             xxx

ขั้นตอนการปิดบัญชีทั้งหมดจะทำในสมุดรายวันทั่วไปแล้วผ่านไปบัญชีแยกประเภท โดยจะทำการบันทึกการปิดบัญชีในวันสิ้นงวด โดยทุกบัญชีจะไปปิดอยู่ที่ส่วนทุนหรือส่วนของเจ้าของ

 งบทดลองหลังปิดบัญชี

เป็นขั้นตอนที่ทำหลังจากบันทึกการปิดบัญชีและผ่านไปรายการแยกประเภท โดยงบทดลองหลังปิดบัญชีจะแสดงเฉพาะรายการที่เป็นบัญชีถาวรเท่านั้น โดยต้องมียอดคงเหลือเท่ากันทั้งด้านเดบิตและด้านเครดิต

บัญชีถาวรจะไม่ปิดบัญชี เนื่องจากรายการต่างๆ ของบัญชีถาวรนั้นจะยกยอดคงเหลือไปให้งวดหน้าตามหลักการทางบัญชีที่เกี่ยวกับการดำรงอยู่ของกิจการ กล่าวคือ กิจการจะดำเนินการไปตลอดไม่เลิกกิจการ ดังนั้นรายการที่เกี่ยวกับบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของหรือทุน จึงเป็นยอดที่จะโอนต่อให้งวดต่อไป จึงต้องมีการหายอดคงเหลือและยกไปให้งวดหน้า

ขั้นตอนการหายอดคงเหลือของบัญชีถาวรและการบันทึกยอดยกไปงวดหน้า

จะใช้สมุดบัญชีแยกประเภทที่เคยเปิดไว้เดิมมาบันทึกต่อ ขั้นตอนการจัดทำการหายอดคงเหลือและการบันทึกยอดยกไปข้างหน้า ดังนี้

1.  หายอดรวมทางด้านเดบิตและทางด้านเครดิต แล้วนำยอดทั้ง 2 ด้าน มาหักลบกันแล้วดูว่ายอดคงเหลืออยู่ด้านใด โดยถ้ายอดรวมด้านเดบิตสูงกว่ายอดรวมด้านเครดิตแสดงว่ายอดดุลเดบิต ในทางตรงกันข้ามถ้ายอดรวมด้านเครดิตสูงกว่ายอดรวมด้านเดบิตแสดงว่ายอดดุลเครดิต ซึ่งโดยปกติบัญชีสินทรัพย์จะมียอดดุลด้านเดบิตและบัญชีหนี้สินและส่วนของเจ้าของจะมียอดดุลเครดิต

2.  นำยอดที่หักลบกันแล้วจากข้อ 1 มาใส่ในบรรทัดต่อมาจากรายการสุดท้าย โดยนำมาใส่ในด้านเดบิตหรือเครดิตที่มียอดรวมน้อย โดยใส่วันที่สุดท้ายของงวดนั้นและใช้อธิบายรายการว่า “ยกไป” ในช่องอ้างอิงจะใช้เครื่องหมาย P

3.  รวมยอดทางด้านเดบิตและเครดิตซึ่งต้องทำกันและเขียนยอดรวมไว้ทั้ง 2 ด้านแล้วขีดเส้นใต้ 2 เส้นตรงยอดรวม

4.  ในงวดบัญชีต่อมา จะเขียนยอดผลต่างที่ได้ที่นำไปเขียนเป็นยอดยกไปมาเขียนเป็น “ยอดยกมา” ในด้านตรงกันข้ามกับยอดยกไปและใช้การอ้างอิงด้วย “P” เขียนคำอธิบายรายการด้วย “ยอดยกมา”

สมุดบัญชีทั้งสมุดรายวันทั่วไปและสมุดบัญชีแยกประเภทก็สามารถใช้ต่อไปในงวดถัดไปได้ แต่อย่างไรก็ตามถ้าในกรณีที่สมุดรายวันทั่วไปที่ใช้บันทึกรายการค้าในงวดก่อนหมดจำเป็นต้องใช้สมุดบัญชีเล่มใหม่นั้น กิจการต้องทำการเปิดบัญชี

 การเปิดบัญชี

จะทำการเปิดบัญชีประเภทสินทรัพย์หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ ที่มียอดยกไปงวดหน้า โดยจะบันทึกเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป โดยใช้วันที่ที่เริ่มงวดบัญชีใหม่เลยในการบันทึกรายการ จากนั้นก็ผ่านบัญชีไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท

สรุป

จากขั้นตอนในวงจรบัญชีทั้งหมดสามารถสรุปวงจรบัญชีได้ดังนี้

1.   วิเคราะห์รายการค้า

2.   บันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป

3.   ผ่านรายการไปสมุดบัญชีแยกประเภท

4.   หายอดคงเหลือเพื่อจัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง

5.   จัดทำกระดาษทำการ

6.   บันทึกรายการปรับปรุงในวันสิ้นงวดในสมุดรายวันทั่วไป

7.   ผ่านรายการปรับปรุงไปยังบัญชีแยกประเภท

8.   หายอดคงเหลือเพื่อจัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง

9.   จัดทำงบการเงิน

10. ปิดบัญชีชั่วคราว

11. จัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี

12. กลับรายการ (ถ้ากิจการจะกลับรายการ)

13. เปิดบัญชี (ถ้าสมุดบัญชีหมดต้องขึ้นเล่มใหม่)